Как автоматизация отправки подарочных сертификатов экономит шахматной онлайн-школе 156 000 ₽ в год

Автоматизация редко начинается с больших трансформационных процессов. Чаще всего она появляется там, где ручная работа незаметно превращается в системную проблему. В этом кейсе — именно такая история: отправка подарочных сертификатов, которая выглядела как мелкая и простая задача, на практике съедала время и деньги шахматной онлайн-школы.

Онлайн-школы и образовательные сервисы часто выбирают простые решения. Продажи идут через сайт, оплата — через платёжный сервис, дальше подключается рассылка писем. На старте этого достаточно, даже не придраться.

В Шахматной академии гроссмейстера Инаркиева, схема выглядела именно так:

Продажа фиксировалась автоматически, а вот исполнение обязательств оставалось вне системы. Состояние заказа приходилось «держать в голове» и проверять вручную. Любая задержка, выходной или человеческая ошибка сразу отражались на клиентском опыте.

Проект вел партнер-интегратор Битрикс24 Информатика и Сервис.

Подарочный сертификат — это обязательство с жёстким ожиданием по времени. Клиент оплатил и ждёт ответное действие в эту же минуту.

При ручной отправке возникало сразу несколько рисков:

Дополнительно появлялась и финансовая нагрузка. Unisender использовался только ради этой задачи, а ручная работа в нерабочее время оплачивалась отдельно.

Запрос клиента был сформулирован прагматично:

При этом онлайн-школа уже работала в Битрикс24, команда хорошо знала систему и не хотела «плодить» новые инструменты.

В основе решения лежал принцип, где каждый купленный сертификат должен автоматически проходить один и тот же путь без ручных действий.

Для подарочных сертификатов была выделена отдельная воронка в CRM. Это позволило не смешивать их с основной продажей услуг и зафиксировать собственную логику.

Воронка включала три рабочие стадии:

Каждая стадия имела чёткое смысловое значение и запускала конкретные автоматические действия.

В сделку были добавлены отдельные поля:

Это принципиальный момент. Информация перестала существовать только в письме или PDF и стала частью данных CRM. Значит — её можно использовать в автоматике, контроле и аналитике.

Данные о покупке сертификата передавались с сайта в CRM через готовое решение из маркетплейса, работающее на веб-хуках.

Использовались два события:

Таким образом CRM всегда получала актуальное состояние заказа и могла запускать следующий шаг без участия человека.

Один из самых трудоёмких этапов — генерация PDF-сертификатов.

В академии использовалось семь типов сертификатов, и для каждого требовалось два варианта оформления. В итоге система автоматически генерировала 14 различных PDF-шаблонов, подставляя данные из сделки.

Генерация запускалась роботом CRM сразу после подтверждения оплаты. Готовый файл автоматически прикреплялся к сделке.

Следующий шаг — отправка письма клиенту.

Шаблоны писем были перенесены из Unisender во встроенный почтовый механизм CRM и адаптированы под реальные почтовые клиенты. Для каждого типа сертификата использовался свой сценарий отправки, так как отличались верстка и набор вложений.

Письмо отправлялось автоматически при переходе сделки в стадию «Сертификат отправлен», с уже прикреплёнными PDF-файлами.

На этом участие человека в процессе полностью заканчивалось.

После запуска автоматизации эффект стал измеримым в деньгах и нагрузке на команду. Прежде всего школа полностью отказалась от внешнего сервиса рассылок. Подписка на Unisender, которая использовалась фактически для одной задачи, была исключена, что сразу дало экономию около 1 200 рублей в месяц.

Куда более заметным оказался эффект от устранения ручной работы. До автоматизации отправка сертификатов напрямую зависела от графика сотрудников. Если оплата происходила вечером или в выходной, письмо уходило только в рабочее время. Это приводило к переработкам, дополнительным выплатам или необходимости компенсировать внеплановую нагрузку. В среднем такие затраты оценивались в 6 000–9 000 рублей в месяц без учёта налогов на дополнительный фонд оплаты труда.

После внедрения автоматизации эта статья расходов исчезла полностью. Сертификаты формируются и отправляются системой сразу после подтверждения оплаты, без участия сотрудников и без привязки ко времени суток.

В сумме это дало ежемесячную экономию в диапазоне от 9 500 до 13 000 рублей. В годовом выражении эффект составил от 114 000 до 156 000 рублей. И это только прямые, легко считаемые цифры — без попытки оценить косвенные последствия.

Помимо финансового эффекта изменилось качество самого процесса. Отправка сертификатов стала надёжной и предсказуемой. Клиент получает письмо сразу после оплаты, без задержек, забытых писем и необходимости ручного контроля. Для подарочного продукта это критично: ожидание результата здесь особенно чувствительно к времени.

Снизились и репутационные риски. Школе больше не нужно объяснять клиентам, почему письмо пришло позже или почему его пришлось отправлять повторно. Процесс стал единообразным и не зависит от человеческого фактора.

Дополнительно выросла прозрачность. Все заказы, статусы оплат и факты отправки зафиксированы в одной системе. Руководство в любой момент видит реальное состояние процесса, а сам сценарий легко анализировать, масштабировать и изменять без перестройки всей схемы работы.