Как я перестал держать всё в голове и начал всё запоминать. Мой личный путь эволюции управления задачами. И при чём тут Master of Orion 2?

Меня зовут Алексей Печёнкин, и больше десяти лет я делаю рекламные продукты. Работал в Сбере, Яндексе, Ламода, МаксимаТелеком.

Веду блог на vc.ru и канал @pechadtech в телеграме.

Обычно я стараюсь писать про рекламные технологии и все что с этим связано. Но этот пост про тайм менеджмент - важную часть современной работы. Плюс, я бы хотел поделиться не только своим опытом но и ботом, которого написал для себя. Сначала, я бы хотел рассказать про то как я добрался до текущего способа управления задачами и какие принципы лежат в основе.

Количество задач, которое к нам приходит каждый день - очень велико. Все задачи разные по объему,

И со всем этим надо как-то работать и давать результат, который будет приводить к чему-то весомому.

Когда ты утром в понедельник открываешь свой документ с таким тасклистом, в котором кроме этого еще примерно 30-50 задач разной степени важности, мозг смотрит на это и понимает - сделать это всё не реально. Мозг очень ленив, поэтому его единственно правильная стратегия - это убежать от этого Камаза с работой. Куда бежать? В инструменты быстрого дофамина: почитать новости, полистать ленту соцсети, посмотреть короткие видео. В современном мире с подобными продуктами у нас полный порядок и выбор огромен: компьютерные игры, алкоголь, ведение блога...

Борьба со временем и попытка его как-то распределять, конечно, началась ещё со школы и университета. Однажды я почти целиком пропустил сессию, потому что у друга была квартира и компьютер с Master of Orion 2, в который можно играть по хотситу. (Олды поймут)

Я не помню, сколько я провёл там времени — но вывод из этой истории я тогда сделал для себя очень важный: заниматься ничем можно сколько угодно долго, а на выходе у тебя будет — пустота. (Ну, и пара звёздных систем, захваченных у Силикойдов, но в зачётку их, к сожалению, не ставят).

В университете, после MOO2, я выучил два основных в то время инструмента борьбы с задачами: принцип актуальной задницы и принцип падающей халявы. Оба родом из общаги, оба простые до безобразия, оба до сих пор работают.

Допустим, у тебя два зачёта. Один в четверг, второй в пятницу. Сегодня понедельник. Кажется, что логично разделить оставшееся время поровну: половину — на первый зачёт, половину — на второй. Или вообще готовиться параллельно: страничка одного предмета, страничка другого.

Это путь в никуда. На практике ты не сдашь ни один.

Правильно — готовиться к тому зачёту, который следующий. Все три-четыре дня с понедельника по четверг — только первый. Сдал — окей, теперь у тебя сутки на второй. Кажется, что суток мало. Но суток с фокусом — больше, чем недели в режиме "и тем, и этим понемножку". То есть ты готовишься к той заднице, которая прямо сейчас актуальна.

Ты не готовился к зачёту. Знаешь минимум, а скорее — в голове просто пустота. Утром лежишь под одеялом и думаешь: "Зачем туда вообще идти? Я гарантированно провалюсь. Останусь дома, скажу, что заболел".

Идти надо всегда. Готов ты или не готов, выучил ты материал или забыл даже название предмета. Идти всё равно надо. Потому что всегда может "упасть халява".

Кто не помнит, поясняю: упавшая халява — это когда препод пришёл в хорошем настроении и всем поставили трояки автоматом. Или достался единственный билет, который ты успел прочитать в коридоре. Кароче случилась халява. Но халява падает только на тех, кто пришёл.

На работе (да и в жизни) эти два университетских принципа уходят в базу — в основу. И на практике это значит: выбирай приоритет и следуй ему. Ну и всегда надо что-то делать, даже если кажется, что это ни к чему не приведёт. Кроме твоих собственных усилий, есть миллион других факторов, и единственный человек, с которым гарантированно ничего не происходит — это тот, кто ничего не делает.

В процессе работы я перепробовал, кажется, все варианты ведения задач: блокноты, ежедневники, тетрадки в клеточку, тетрадки в линеечку, Trello, Asana, Notion, To do list, "просто эксельку", стикеры на монитор, доску с маркером, голову (худший вариант).

И довольно быстро выработал главные принципы записи задач, который работает в любом из этих инструментов:

Максимальное дробление и личная ответственность

Что это значит на практике. Задача должна быть сформулирована так, чтобы:

Простой пример. Допустим, надо согласовать договор с подрядчиком, через корпоративного юриста.

❌ Плохо: "Согласовать договор с юристом"

✅ Лучше: "Отправить юристу договор с моими комментариями".

✅ Идеально разбить на 2 задачи поменьше:

Что мы получили: две задачи, каждая зависит только от вас, каждая максимально простая. От юриста вы больше не зависите — вы своё сделали и отдали мяч на его сторону. И у вас освободилась оперативная память. До тех пор пока юрист не ответит - ваша задача выполнена.

И ещё один трюк, который я иногда использую. Когда задача всё равно выглядит большой — даже если это просто "прочитать договор". И мозг отказывается к ней подступаться, начиная пытаться сбежать в рилсы, — я превращаю её в "начать читать договор".

Самое важное — начать. Можно использовать силу воли. Я использую максимально маленькую задачу, обманывая мозг: не показываю ему всю гору, показываю только маленький камушек.

Когда в тебя влетает на встрече задача, мозг как ниндзя пытается от нее увернуться и в голове возникает что-то типа: "Надо не забыть, потом добавить в туду лист". Это ловушка! Нет никакого потом. Если ты не сделаешь это сейчас, то потом, скорее всего забудешь. Просто потому что режим у нас такой: встреча сменяется другой встречей и там уже совсем другая повестка. Пока голова не переключилась на следующую тему - ты должен оставить цифровой след. И тут, только сила воли.

Это мое правило, я подхватил из абсолютно гениального японского правила одной минуты: "Если дело занимает меньше 60 секунд, сделай его сразу". Тоже постоянно им пользуюсь, очень рекомендую!

Наша оперативная память — ценный и очень маленький ресурс. Каждая задача, которую ты пытаешься "запомнить, чтобы потом не забыть", занимает там слот, который мог бы пойти на нормальную работу мозга. И что ещё хуже — мозг подсознательно тратит фоновые ресурсы на то, чтобы это всё не забыть. В итоге ты сидишь, пытаешься сосредоточиться на чём-то одном — а в фоне крутится: "не забыть позвонить Ивану, не забыть отправить договор, не забыть купить молока, не забыть про митинг в три".

Про перенос (когда задача переезжает из одной недели в следующую), у меня есть еще одно важное правило: три переноса и задачу нужно вычеркивать.

Приятный бонус: иногда коллеги, с которыми ты договорился о задачке, сами не помнят, что они тебя об этом просили. И когда ты приходишь к ним через неделю с готовым результатом — производишь, как говорится, неизгладимое впечатление. Правда, если не прийти — тоже можешь произвести, но немного с другим знаком.

Важно записывать задачу так, чтобы понять её потом, когда контекст уже потеряется.

И вот тут очень хорошо помогает современная автоматизация. Связка типа телеграм-бот + Яндекс SpeechKit + Google-таблица + простенькая LLM работает невероятно хорошо для всего этого. Надиктовал голосом то, что надо запомнить, голос транскрибировался, LLM ка разложилось по полочкам, проставила теги, сохранилось в нужном тебе формате. Но я забегаю вперёд — про эту связку дальше.

Раз в какое-то время — в идеале раз в неделю — нужно обязательно возвращаться к тому, что ты проделал, и делать ревью. Без этого все предыдущие пункты бесполезны: можно идеально записывать задачи и идеально дробить их на подзадачи, но если не оглядываться назад — ты просто очень аккуратно идёшь не в ту сторону.

Здесь я очень рекомендую книгу «12 недель в году» (полный список книг по теме оставлю в конце статьи). Из всего, что я читал по тайм-менеджменту.

Раз в неделю ты должен возвращаться и ретроспективно смотреть, что было сделано и как это аффектит твои цели. И главное — куда ты идёшь, в правильном ли векторе. При этом ругать себя за то, что всю неделю смотрел сериалы и объяснял в комментариях кому-то, как он не прав, — контрпродуктивно. Цель ревью — не самобичевание, а коррекция курса.

Сейчас мой основной инструмент — это Google-таблица плюс новый бот, которого я использую для одной конкретной вещи: сгружать туда информацию, которую очень не хочется терять, но и держать в голове бессмысленно.

Базовый кейс: что почитать и что посмотреть.

Это та категория информации, которая 100% оседает у нас в голове где-то между "слышал", "интересно" и "забуду через 15 минут".

Друг говорит: "О, обязательно посмотри Аннигиляцию с Натали Портман — мощное кино". Или смотришь любимого блогера, который рекомендует редкое хорошее российское кино "Человек из Подольска". На следующий день ты не помнишь ни названия, ни актрисы, ни друга, который тебе советовал.

То же самое с книгами. Ты слушаешь подкаст или смотришь YouTube-разбор — там вскользь упоминается отличная книга. Например, в ролике про психологию говорят: "Бабушка просила кланяться и передать что просит прощения" Фредерика Бакмана прекрасная книга про эмоциональный интеллект. Ты думаешь: "о, надо почитать". И через 30 секунд это вылетает из головы навсегда.

Так вот, я сделал бот, который решает ровно эту задачу — @minddroper_bot, он же «Второй мозг». Идея простая: всё, что ты не хочешь забыть — кидаешь в бота. Текстом или голосом, как удобно. А он сам разбирает, тегирует и складывает в твою личную Google-таблицу.

И вот тут начинается самое вкусное. Когда наступает тот самый благой вечер — есть два-три свободных часа, ты сидишь с чаем (или не с чаем) и хочешь чего-то посмотреть или почитать — ты не идёшь в Кинопоиск листать топы. Ты просто спрашиваешь у бота:

"А что мне там нарекомендовали почитать в последнее время?"

И бот идёт в твою таблицу, читает все записи и отвечает. Не списком из 200 строк сырых данных — а нормальным человеческим ответом, с источниками: "Вот что вам советовали за последние пару месяцев — Аннигиляция (рекомендовал Иван Иванов 12 марта).

То же самое с книгами, с местами, куда хочется съездить, с ресторанами, в которые сходить, с идеями для статей, с — да в общем-то с чем угодно.

Открыл телеграм. Надиктовал. Закрыл. Через месяц спросил. Получил ответ. Всё.

Ты складываешь информацию в бот, чтобы её забыть.

Быть эффективным — это не про то, чтобы помнить всё. Это про то, чтобы концентрироваться на главном, освобождая голову от постоянного информационного шума. Голова — для текущей задачи, для размышления, для разговора с человеком напротив. Не для списка дел в трёх параллельных потоках.

Поэтому правило, к которому я в итоге пришёл, звучит так:

Любая мысль живёт в голове не больше 30 секунд. Дальше — либо ты её делаешь, либо надиктовываешь в бот и возвращаешься к ней только когда это реально нужно.

30 секунд — это ровно столько, сколько нужно, чтобы открыть телеграм, нажать на голосовое и сказать: "Запиши: посмотреть фильм Аннигиляция, советовал Ваня". Всё. Дальше мысль уходит из головы — потому что она в надёжном месте, к ней можно вернуться когда угодно. И в голове освобождается слот.

Бот в tg: @minddroper_bot - уже всё умеет, из того что описано выше. Просто напишите в него google аккаунт на который надо расшарить таблицу и пользуйтесь.

Если понравилось и вы хотите больше приватности (так или иначе таблица шарится с моего аккаунта) или доделать бота под себя: вот его код с описанием:

Оставляйте комментарий, ставьте лайк, подписывайтесь на канал

Спасибо, что дочитали до конца 🙌

Напишите комментарий, хочется подискутировать!

Подписывайтесь на мой Telegram-канал 👉

Написать личное сообщение:

P.S. Да, есть еще неожиданный бонус для тех, кто прорабатывает автоматические мысли при помощи КПТ. Бота я использую для записи ощущений в сложной ситуации, которая в течении дня тригернула. Потому что когда наступает долгожданный час для заполнения таблички (кто прорабатывает, знает что за табличка), иногда очень не просто вспомнить что же ты там чувствовал, когда тебе в пробке нахамил странный водитель. Опять же, сильно снимает руминацию после конфликта. Когда надо отпустить ситуацию: диктуешь боту эмоциональное сообщение с пометкой "разобрать КПТ" и идешь спокойно по делам дальше.