Две системы управления в компании. Как это влияет на достижение результатов?
Руководители думают, что существующая формальная система управления, описанная в схемах, приказах, распоряжениях является единственной системой управления.
Формальная система управления дает ответы на вопросы:
- Кто и что должен делать?
- Кто и за что несет ответственность?
- Кто и кому подчиняется
- Какими знаниями и навыками необходимо обладать сотруднику, который занимает определенное позицию?
- Как построено взаимодействие сотрудников по вертикали и горизонтали?
В описанной организационной схеме все понятно.
Однако в реальных ситуациях работает фраза Виктора Черномырдина: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».
«Получается как всегда», потому что в компании есть две системы управления:
- Формальная система управления.
- Неформальная система управления.
Неформальная» система управления есть в любой компании. Она тесно связана с корпоративной культурой организации и развивается в процессе роста компании.
Основные элементы этой модели управления сотрудники редко могут сформулировать в прямом разговоре, однако они сильно влияют на поведение сотрудников в разных ситуациях.
Вопросы к руководителям:
- Знают ли они о том, что в компании есть неформальная система управления?
- Учитывают ли ее влияние на то, как сотрудники работают?
- Занимаются снижением противоречий между этими системами?
Наблюдаемые признаки формальной системы управления.
- Описаны бизнес-процессы и регламенты по выполнению задач
- Есть система стимулирования для разных категорий персонала
- Сформулированы основные задачи и подчиненность функциональных подразделений
- Зафиксирована отчетность подразделений
- Сформирован кадровый резерв
- и т.д.
Наблюдаемые признаки «неформальной» системы управления.
- Неформальные контакты между сотрудниками позволяют быстрее обмениваться информацией и решать задачи.
- Распоряжения сотрудникам подразделения часто передаются напрямую.
- В коллективе существуют авторитетные лидеры, которые не имеют соответствующего статуса.
- Значительная часть информации распространяется через личное неформальное общение.
- В коллективе наблюдаются нормы поведения, которые нигде не описаны официально.
- Внутри коллектива действует внутренняя система статусов. Например, "старожилы" могут иметь большее влияние на принятие решений или доступ к информации, чем новые сотрудники.
- При решении задач используются личные контакты, а не формально описанные процессы.
Почему руководители "не видят" неформальную структуру управления?
- Ее сложно описать и визуализировать
- Неформальные связи воспринимаются как "естественный хаос", на который не обращают внимания
- Проще анализировать описанные процессы и схемы, чем выявлять элементы неформальной структуры
Управлять организацией, опираясь только на формальную структуру управления, тоже самое, что имея два глаза, смотреть только одним глазом.
При наложении двух систем возникают две крайние ситуации:
- Ситуация 1. Обе системы поддерживают друг друга в деятельности компании.
- Ситуация 2. Обе системы конфликтуют друг с другом в деятельности компании.
Ситуация 2 особенно критична, когда руководство решает масштабные управленческие задачи.
Например:
- Реализация новой стратегии
- Внедрение новых продуктов
- Выход на новый сегмент рынка
- Масштабирование бизнеса
- и т.д.
Важно.
- В основе формальной структуры управления лежат hard-элементы: организационная структура, бизнес-процессы, система показателей и т.д.
- Неформальная структура управления формируется на основе soft-элементов: система ценностей, история организация (мифы), глубинные установки, привычки и т.д.
- Целостная система управления основана на согласованности hard и soft-элементов управления.
- Компенсировать недоработки одной системы управления за счет другой системы управления не получится.
- Основная проблема, которая возникает из-за их противоречивости, связана с тем, что запланированные результаты достигаются реже, чем хотелось бы руководителям.
Кейс, в котором описаны последствия скрытого конфликта при взаимодействии этих систем управления в следующем посте.
#формальная система управления #неформальная система управления #признаки неформальной системы управления