Что делать, если бухгалтерия и кадры не выдерживают роста бизнеса. Разбор кейса
В практике аутсорсинга редко встречаются «стерильные» проекты — чаще мы подключаемся тогда, когда бизнесу действительно больно. Этот кейс как раз из таких: сочетание перегруженных процессов, устаревшего учета и резкого оттока ключевых сотрудников.
Расскажу, как мы заходили в проект, что пришлось делать буквально «на ходу» и почему такой формат работы становится критически важным для растущих компаний.
Клиент и исходная ситуация
Наш клиент — один из лидеров рынка non-food товаров. Бизнес сочетает функции производства и торгового дома (товары для дома, личной гигиены и др.). Численность — более 120 сотрудников, включая дистанционных.
На старте генеральный директор был откровенно недоволен работой кадровой службы и внутренней бухгалтерии. Его ключевые претензии сводились к трем моментам:
- чрезмерные трудозатраты подразделений, занятых развитием бизнеса, из-за бумажной нагрузки со стороны бухгалтерии;
- перегруженность бухгалтерии и кадровиков ручной работой;
- отсутствие инициатив по оптимизации — ни внедрения ЭДО, ни пересмотра процессов, ни обновления учетного ПО.
При этом сам главный бухгалтер сигнализировал о перегрузе сотрудников, но проектов изменений не инициировал….
Поскольку у CEO уже был положительный опыт взаимодействия с аутсорсингом, нас пригласили провести аудит бухгалтерских процессов, кадрового делопроизводства и расчета заработной платы с целью выявления зон оптимизации.
Какие проблемы выявил аудит
Результаты диагностики подтвердили опасения руководства: используемое учетное ПО критично отставало от современных российских решений, поэтому значительная часть времени сотрудников уходила на ручной ввод данных! Отсутствовал меппинг между базами управленческого учета и учета для отчетности.
Все осложнилось еще и тем, что после аудита из отдела кадров уволился директор по персоналу и единственный специалист по кадрам (он совмещал две функции) — участок фактически остался без сопровождения!
Какое решение мы предложили
В сложившихся условиях компания выбрала модель поэтапного перехода в аутсорсинг — через передачу наиболее значимых участков учета:
- кадровый учет;
- расчет заработной платы;
- товарный учет, включая импорт и продажи через маркетплейсы;
- учет входящих работ и услуг, включая полное сопровождение договоров факторинга;
- коммуникации с ФНС, подготовка ответов на запросы и требования;
- подготовка отчетности по НДС;
- подготовка статистической отчетности.
Фактически мы заходили в проект уже не как консультанты, а как оперативная замена выбывшей функции.
Как проходило внедрение
Работа шла в условиях жестких сроков и отсутствия передачи дел:
- мы повторно проверили процессы бухгалтерии и подтвердили приоритетные зоны поддержки;
- подготовили для клиента прогноз по оптимизации бухгалтерской функции;
- после увольнения трех сотрудников бухгалтерии и кадровика оперативно сформировали команду на замену;
- в отсутствие инструкций и актуальной базы знаний в кратчайшие сроки погрузились во все внутренние процессы и бесшовно приняли участки на сопровождение.
Параллельно с этим:
- провели аудит архивной кадровой документации, составили описи;
- проанализировали кадровые документы и восстановили недостающие (около 80% объема);
- скорректировали штатную структуру в 1С:ЗУП под требования клиента;
- выполнили выборочную сверку расчетов с контрагентами, включая фактора, и с ФНС;
- с нуля организовали учет факторинговых операций без изменения текущих процессов и обновления ПО клиента;
- совместно с аудиторами и финансовым директором выявили узкие места в логистических цепочках движения импортного товара.
Результаты в цифрах и фактах
Эффект от проекта оказался масштабным и при этом измеримым:
- генеральному директору удалось снизить ФОТ подразделений, занимающихся развитием бизнеса, почти в 2 раза;
- организовано архивное хранение кадровых документов в офисе нашей команды Unicon Outsourcing, что высвободило ресурсы клиента (это 0,5 человеко-месяца);
- настроены шаблоны в 1С:ЗУП, внедрены регламенты и графики передачи данных — обеспечена автоматизация и соблюдение сроков оформления кадровых событий;
- устранены ошибки в трудовых договорах;
- выявлены и закрыты «провалы» во внутренних и внешних коммуникациях — снижена нагрузка на руководителей и стала возможна системная претензионная работа по импортным поставкам;
- выстроен диалог между финансовым и логистическим блоками по импортным операциям;
- регламентированы движение и оплата импортных товаров, сформирована дорожная карта ВЭД;
- минимизированы риски финансовых потерь в логистических цепочках;
- зафиксированы вопросы валютного контроля, требующие внимания бизнеса;
- участок факторинга полностью взят под контроль и стал прозрачным для анализа;
- за счет сопровождения факторинга «под ключ» и упорядочивания документооборота снижен ФОТ смежных подразделений;
- выявлена критичная потребность в автоматизации учетных процессов.
На что обратить внимание в этом кейсе другим компаниям
Экспресс-диагностика бухгалтерской функции с последующей передачей отдельных участков на аутсорс — это гибкий управленческий инструмент. Его цель не “сэкономить” на штатной бухгалтерии, а помочь компании расти с минимальными рисками.
В этом кейсе такой инструмент позволил:
- собственнику — получить независимую профессиональную оценку эффективности учета и потенциала автоматизации;
- финансовому директору, особенно новому, — увидеть реальное состояние финансовой функции и коммуникационные разрывы между подразделениями;
- главному бухгалтеру — закрыть дефицит экспертизы, получить доступ к лучшим практикам и высвободить время для профессионального роста.