От архивных документов формата А0 до правовой экспертизы: как ИИ разгружает сотрудников госучреждений

Продолжаем делиться кейсами применения ИИ в государственном секторе – системы освобождают людей от громоздких папок и проверок на соответствие сотням правил.

Многостраничные проекты документации служащим ведомства приходилось проверять вручную, сверяясь с требованиями юридической техники, регламентами и регулярно меняющимся законодательством. Это замедляло согласование документов, повышало риск ошибок и усложняло проведение правовой и антикоррупционной экспертизы.

Решение на основе ИИ-сервисов SL Soft AI позволило автоматизировать анализ больших массивов текстов, обеспечив адаптивность к изменениям законодательства и быстрое выполнение проверок, невозможное при ручной экспертизе.

Система:

В проекте доработали интеграцию с внутренними системами министерства, обеспечили полностью автономную работу в закрытом контуре без выхода в интернет и настроили специализированные формы отчетности.

В результате ИИ-система позволила экспертам существенно повысить эффективность работы с правовыми документами:

Решение с интеллектуальными технологиями помогло выровнять качество правовой документации и задать единый стандарт подготовки проектов документов на уровне ведомства.

Накопленные за десятилетия работы предприятия бумажные архивы разных форматов – от А0 до А4 – представляли собой «информационную черную дыру». Поиск нужного документа становился для сотрудников крайне трудоемким. Требовалось оцифровать многолетний архив и обеспечить специалистам быстрый доступ к документам с интеллектуальным поиском по содержанию.

Архив ждала полная digital-трансформация: ретроконверсия всего бумажного фонда, атрибутирование электронных образов и загрузка их в единую систему хранения «SL Flow Архив» (ранее — «Цитрос Архив»).

В этой системе появился семантический поиск по всему массиву данных, включая неструктурированные материалы – тексты и изображения. Важная особенность – функция поиска на естественном языке: она позволяет сотрудникам формулировать запросы «как к человеку», а ИИ учитывает контекст и смысл, а не только точные совпадения слов.

В результате время поиска документов сократилось на 50%, упрощен доступ к историческим данным – они стали удобным рабочим инструментом, оптимизирована деятельность делопроизводителей и архивистов, ускорены процессы приема-передачи документов от подразделений предприятия.

Одна из крупнейших национальных компаний внедряла систему электронного документооборота и параллельно хотела автоматизировать проверку большого массива внутренних документов. Ручной аудит почти 20 типов документов — от регламентов до служебных записок — отнимал у экспертов десятки часов, при этом ошибки в структуре, нумерации или оформлении всплывали уже на поздних этапах. Стандартные инструменты автоматизации не позволяли задать сложные правила проверки и работать со смысловым содержанием документов.

Решение на базе SL Soft AI интегрировали с корпоративной СЭД. ИИ-сервис проверяет документы на соответствие стандартам, выявляет ошибки в структуре, форматировании, шрифтах, нумерации, подписях и других параметрах, а также формирует рекомендации по корректировке, которые эксперты могут принять или отклонить.

Интеллектуальная проверка в СЭД позволяет стандартизировать и ускорить работу с документами, одновременно повышая ее качество и снижая операционные расходы компании.

В результате время проверки одного документа сократилось в среднем с 20 минут до 2 минут, при этом существенно снизилась рутинная нагрузка на профильных специалистов. В компании отметили появление единообразия во внутренней документации и повышение ее качества. В планах расширить функциональность ИИ-системы: добавить правовой анализ, антикоррупционную экспертизу и сравнения версий документов в едином контуре ЭДО.