Как расставаться с сотрудниками, чтобы сохранить репутацию: инструкция по оффбордингу
Работник написал заявление «по собственному», и вы запустили процесс увольнения: передали дела, забрали пропуск, попрощались. А через месяц видите одну «звезду» на hh.ru и разгромный отзыв. Так компании теряют репутацию и из-за этого не могут найти новых сотрудников. Снизить риск проблем с «бывшими» можно, если внедрить процесс оффбординга.
Всем привет! Мы — команда iSpring — создаём флагманские продукты на рынке корпоративного обучения. Главные из них — LMS iSpring LMS и редактор электронных курсов iSpring Suite. В блоге рассказываем, как использовать эти инструменты на разных этапах HR-цикла — от пребординга до увольнения.
В чём польза оффбординга для бизнеса
Оффбординг (англ. offboarding — «увольнение») — это процесс завершения трудовых отношений между работником и компанией. Но это не только формальные мероприятия вроде выдачи трудовой и полного расчёта. Главная цель оффбординга — расстаться уважительно и корректно независимо от причины увольнения. При таком подходе оффбординг становится важным этапом «жизни» человека в компании.
Ваши бывшие работники могут вернуться в компанию, стать деловыми партнёрами или амбассадорами бренда, если уйдут по-хорошему. Есть ещё несколько причин, почему оффбординг полезен для бизнеса:
Поддерживается положительный имидж HR-бренда. По данным исследования Gallup, меньше половины сотрудников, которые уходят по собственному желанию, довольны процессом увольнения. А треть опрошенных отметила, что столкнулись с грубостью и безразличием.
Негативный опыт увольнения вряд ли останется в стенах офиса. Разочарованные или обиженные бывшие сотрудники делятся своими историями на сайтах с отзывами, в соцсетях или просто в разговорах с друзьями. Один плохой отклик может отпугнуть несколько кандидатов, а десятки негативных историй создадут репутацию работодателя, с которым лучше не связываться.
Грамотный оффбординг показывает, что компания ценит людей не только как ресурс, но и как личностей. Работник, которого проводили уважительно, вряд ли будет писать негативные отзывы. А значит, HR-репутация бренда останется положительной.
Каким компаниям нужен оффбординг?
Оффбординг необходим любому бизнесу, где есть наёмные специалисты. Грамотно организованный процесс увольнения поможет защитить конфиденциальную информацию и обеспечить преемственность работы. А ещё сохранить позитивные отношения с бывшими работниками, которые могут стать амбассадорами бренда или вернуться в компанию.
Можно сэкономить на найме. Поиск и адаптация нового специалиста стоят в среднем до пяти окладов на этой позиции. Если уволившийся сотрудник будет рекомендовать компанию знакомым или в отзывах, вы сможете бесплатно получить мотивированных и лояльных кандидатов.
Ещё бывает, что работники возвращаются в компанию через какое-то время. Сотрудник скорее сделает это, если с ним расстались по-человечески. В результате компания получает обратно уже обученного специалиста, который знает процессы и корпоративную культуру. При этом затраты на рекрутинг, онбординг и адаптацию — минимальные.
Сохраняется информационная безопасность компании. Обычно от заявления до увольнения проходит минимум две недели. Всё это время у работника есть доступ к конфиденциальной информации, базам клиентов, корпоративным документам. Если в компании не организован процесс оффбординга, есть риск потерять важные данные. Например, менеджер по продажам может скопировать базу клиентов, а бухгалтер — получить информацию о финансовых делах бизнеса.
Можно получить объективную оценку о процессах в компании. Увольняющийся специалист, особенно опытный, — это ценный источник честной обратной связи. Он не боится испортить отношения с руководством или коллегами и может открыто рассказать о проблемах в команде, неэффективных процессах или токсичном начальнике. Информация поможет выявить слабые места в процессах и предотвратить текучесть персонала.
Сохраняется продуктивность команды. Когда работник уходит из компании, это влияет на оставшихся коллег. Если процесс увольнения не структурирован, команда на какое-то время погружается в хаос. Люди не знают, кто и за что отвечает, гадают о причинах ухода, отвлекаются на обсуждения. С оффбордингом получится плавно передать обязанности и задачи и таким образом избежать стресса.
Чем оффбординг отличается от обычного увольнения?
Обычное увольнение — это формальная процедура расторжения трудового договора. Оффбординг — комплексный процесс, который включает не только юридические формальности, но и передачу знаний, проведение exit-интервью, поддержание позитивных отношений с уходящим сотрудником.
Как провести оффбординг и какие инструменты в этом помогут
Процесс увольнения можно выстроить по-разному в зависимости от специфики и размера компании, формата работы, особенностей корпоративной культуры. Например, в небольшом кафе оффбординг неформальный. Владелец сам беседует с шеф-поваром, они вместе ищут замену и устраивают прощальный ужин. В крупной компании HR-специалист проводит итоговое интервью, сотрудник возвращает технику, пропуск, официально передаёт задачи коллегам.
Автоматизировать и упростить оффбординг можно с помощью специальных сервисов — LMS. Например, в системе для корпоративного обучения iSpring LMS есть всё необходимое, чтобы грамотно организовать процесс увольнения. Для этого действуйте по шагам:
Проведите беседу об увольнении. Прежде чем запустить официальный процесс увольнения, организуйте с работником финальную встречу one-to-one. Это поможет понять, почему человек уходит, что компания могла бы сделать по-другому. Для одних беседа может стать подтверждением, что увольнение — правильный выбор. Для других — поводом обсудить проблемы, которые можно решить. Например, о карьерном развитии или снижении нагрузки. Бывает и так, что после беседы сотрудник меняет решение и остаётся в компании.
Беседу можно провести лично или онлайн. Для виртуальной встречи удобно использовать сервис для вебинаров в iSpring Learn. Он работает на компьютерах и смартфонах с любой операционной системой. Чтобы специалист не забыл о беседе, добавьте её в календарь — система сама напомнит ему о событии. Видеовстречи в iSpring Learn автоматически сохраняются на вашем устройстве. Так вы сможете пересмотреть беседу и в спокойной обстановке отметить ключевые мысли собеседника.
Если расставание неизбежно, переходите к следующему этапу.
Объявите команде об увольнении сотрудника. Если правильно сообщить коллективу об уходе коллеги, это поможет избежать сплетен и домыслов. Так люди сосредоточатся на задачах и смогут продолжать эффективно работать.
Если специалист много работал с внешними контактами — клиентами, партнёрами, поставщиками, им тоже нужно сообщить об увольнении. Это может сделать сам сотрудник или его руководитель. В каком формате стоит прощаться, зависит от корпоративной культуры компании и отношений с партнёрами.
Например, аккаунт-менеджер может отправить своим клиентам такое письмо:
А вот чего стоит избегать:
❌ Негативных комментариев об уходящем специалисте или компании — в зависимости от того, кто сообщает об увольнении.
❌ Подробностей о причинах увольнения.
❌ Фразы «К сожалению». Ротация персонала — это естественный процесс, за который не нужно извиняться. Фраза может насторожить клиента, и он будет искать проблемы в компании.
❌ Обезличенных сообщений для важных клиентов.
❌ Оповещения в последний рабочий день специалиста.
Бывает, что руководитель или HR-специалист фокусируется только на уходящем сотруднике и связанных с увольнением формальностях и забывает о тех, кто остаётся. Но команду тоже «штормит». Задачи работника распределяют между остальными, первое время приходится работать больше. Если руководитель не контролирует нагрузку, команда может выгореть, снижается вовлечённость и мотивация.
Чтобы избежать эффекта домино и следующих увольнений, проанализируйте ситуацию: можно ли равномерно распределить задачи между остальными? есть ли время на поиск нового специалиста или замена нужна срочно? получится ли привлечь фрилансера или сотрудников из другого отдела?
Честно обсудите с командой ситуацию, спросите, кто готов взять на себя дополнительные задачи. Если решили не искать замену, а закрыть задачи текущими кадрами, обязательно пересмотрите зарплату и должностные обязанности работников.
Мониторьте состояние команды в переходный период. Для этого можно использовать сервис «Пульс-опросы» в iSpring LMS. Это короткие опросы, которые проводят раз в неделю. С их помощью получится узнать настроения в коллективе, понять, кто готов брать на себя больше — по собственной оценке и по мнению коллег.
Оцифруйте и сохраните опыт сотрудника. Опытные специалисты — это «банк» знаний вашей организации. Именно поэтому важно, чтобы после увольнения ценная информация сохранилась в компании. Пусть сотрудник поделится с преемником или коллегами ключевыми контактами, тонкостями проектов, особенностями общения с клиентами. Лучше всего сделать это в электронном виде.
Например, в iSpring Learn можно создать проект и добавить в него необходимые материалы: памятки, видеоинструкции, скринкасты, список сервисов или книг, которые специалист делал для себя.
Если увольняющийся сотрудник — эксперт, попросите его записать несколько микрокурсов, инструкций или чек-листов. Упростить задачу поможет редактор электронных курсов iSpring Suite. Он работает как надстройка над PowerPoint, и здесь получится создать курс по шаблону или с нуля, записать и смонтировать видео.
В идеале нужно поощрять сотрудников сохранять свои знания в течение всего времени работы в компании, а не на этапе увольнения. Так у вас будет постоянно обновляющаяся база знаний.
Читайте также: «Повышение квалификации персонала: виды и методы»
Ещё бывает так: человек пишет заявление об увольнении, отрабатывает две недели и уходит. Через несколько дней команда понимает, что никто не знает пароль от его компьютера, а важный клиент не может дозвониться до менеджера. Так получается, если руководитель полагается только на должностную инструкцию как на полное описание обязанностей специалиста. Но в реальности сотрудник может брать на себя и другие задачи. Например, помогает новичкам, координирует работу нескольких отделов, работает с дополнительными сервисами.
Чтобы не потерять ценную информацию после увольнения, попросите работника составить подробный список:
- всех текущих проектов со статусом — даже если они внесены в таск-менеджер;
- регулярных задач;
- контактов: клиентов, подрядчиков, коллег из других отделов;
- незавершённых процессов и их проблемных мест;
- особенностей работы с конкретными людьми или проектами.
Хорошо, если получится создать такой документ сразу после заявления об уходе и потом его дополнять. Выберите сотрудника, который примет все задачи и зафиксирует нюансы. Такой подход обеспечит преемственность в работе, и команда сможет спокойно продолжить работу.
Закройте доступ к корпоративным сервисам, удалите учётные записи. Чтобы защитить данные компании, в последние рабочие дни нужно:
- Заблокировать доступ к корпоративной почте, системам и программам. Для этого специалисты IT-отдела меняют пароли или деактивируют аккаунт пользователя.
- Удалить учётные записи. Важно убрать их из всех систем, чтобы кибермошенники не смогли использовать аккаунт бывшего работника в своих интересах.
- Забрать и отформатировать технику. Если сотрудник работал с корпоративным ноутбуком, планшетом или смартфоном, он должен сдать устройства в IT-отдел. С гаджетов удалят персональные данные и подготовят для использования новым специалистом.
Чтобы персонал знал, к кому обращаться, что нужно сделать и в какие сроки, разработайте в iSpring Suite чек-листы или гайды, например отдельные для увольняющегося, его руководителя и IT-специалистов. Готовые материалы добавьте в базу знаний компании в iSpring Learn.
Проведите exit-интервью. Это заключительная беседа с увольняющимся специалистом, которая помогает получить обратную связь о работе в компании, выявить системные проблемы, улучшить HR-процессы. Чтобы от exit-интервью была польза, важно к нему подготовиться и правильно провести:
- Выберите подходящее время и формат. Интервью лучше проводить в последние рабочие дни, когда сотрудник уже принял окончательное решение. Встречу можно организовать очно или онлайн — в зависимости от формата работы специалиста.
- Определите интервьюера. Непосредственный начальник не всегда подходит на эту роль. Например, у сотрудника может быть с ним конфликт, или он стесняется говорить откровенно. Именно поэтому разговор желательно доверить нейтральному человеку: HR-менеджеру или другому руководителю.
- Создайте комфортную атмосферу. Заранее объясните цель беседы — не переубедить сотрудника, а получить честную обратную связь ради того, чтобы компания стала лучше. Подчеркните, что участие в интервью — добровольное, а разговор будет конфиденциальным.
- Поблагодарите за работу. Даже если расставание не самое позитивное, скажите искреннее спасибо за вклад в общее дело. Уважительное отношение к бывшему работнику оставляет приятное впечатление и формирует положительный имидж компании.
Как не превратить беседу или exit-интервью в допрос?
Объясните, что цель разговора — улучшить процессы в компании, а не уговорить сотрудника изменить решение. Задавайте открытые вопросы, внимательно слушайте, не перебивайте и благодарите за честность. Не оправдывайтесь и не защищайте компанию. Покажите, что цените мнение специалиста и используете его для позитивных изменений в компании.
Чтобы за время интервью собрать как можно больше важной информации, подготовьте вопросы. Их можно разделить на несколько групп, создать анкету или опрос в iSpring LMS и направить работнику, чтобы он подготовился к беседе. Вот примеры вопросов, которые можно использовать:
Поддерживать связь с сотрудником после увольнения. Часто после увольнения специалисты остаются в той же сфере и встречаются с бывшими коллегами на мероприятиях или переговорах. Именно поэтому сохраняйте уважительное и доброжелательное отношение независимо от причины ухода. Поблагодарите человека за работу, пожелайте успехов на новом месте и дайте понять, что двери компании для него открыты. Такой подход поможет усилить позитивный имидж работодателя.
Процесс увольнения — важный и для сотрудника, и для компании этап, который влияет на репутацию организации, на атмосферу в коллективе и на сохранение знаний. Грамотный оффбординг поможет превратить потенциально неприятную ситуацию в позитивный для всех сторон опыт. И тогда уходящий сотрудник сохранит хорошие воспоминания о компании и сможет стать её амбассадором. А команда будет чувствовать уважительное отношение и неравнодушие бизнеса. Организуйте такой оффбординг вместе с iSpring.