Как провести аттестацию персонала: готовый алгоритм для менеджера по персоналу

Проведение аттестации персонала часто считают затратной и бесполезной процедурой. Компании не понимают, как её правильно организовать и потом оцифровать результат. В итоге тратят много ресурсов, а качество работы не меняется. Рассказываем, как выстроить организацию системы аттестации персонала, чтобы принять верные кадровые решения и кратно вырастить команду.

Привет! Это команда iSpring. Мы создаём iSpring LMS — систему для обучения и аттестации персонала. В блоге делимся советами, как использовать платформу для оценки и развития сотрудников.

Проверка знаний бывает обязательной или выборочной. Обязательную проводят регулярно, например раз в год. По закону она предусмотрена только для некоторых категорий сотрудников, например медперсонала, педагогов, работников опасных производств.

В компаниях чаще организуют выборочную аттестацию. То есть руководитель или специалист по обучению самостоятельно определяет, каким сотрудникам и в каких ситуациях нужно пройти процедуру. Чаще всего проверку проводят:

Любая аттестация — это официальная процедура, которая проводится по определённым правилам и оформляется документально. Бумаги подтверждают обоснованность кадровых решений, если работник решит обратиться в трудовую инспекцию или суд. Чтобы любое решение имело юридическую силу, нужно подготовить документы — одинаковые для обязательной и выборочной проверки:

Положение. Это локальный нормативный акт. Строгих требований к его содержанию нет, поэтому компания самостоятельно разрабатывает документ. В положение стоит включить такие разделы:

Приказ о проведении аттестации персонала. В этом документе руководитель определяет сроки проверки, ответственных за процедуру, состав аттестационной комиссии, перечисляет сотрудников, которые должны пройти процедуру.

У комиссии стандартный состав: председатель, секретарь и члены комиссии. Председателем обычно назначают руководителя или HR-директора компании. Членами комиссии могут быть только специалисты, которые способны реально оценить компетенции сотрудников. Например, главный бухгалтер не сможет проверить знания и навыки маркетологов. А вот у руководителя отдела маркетинга получится объективно оценить компетенции коллег.

Протокол заседания комиссии. В нём фиксируют итоги аттестации каждого работника.

Чтобы результаты были объективными, а процедура прозрачной и не нарушала закон, важно соблюдать этапы проведения аттестации персонала.

Это можно сделать через рассылку на почту, в корпоративном мессенджере или уведомить каждого лично. Объясните, для чего проводится проверка, как пройдёт процесс, что будет по результатам процедуры.

По каждой должности составьте матрицу компетенций или список навыков, которые будут оценивать. Это удобно делать в системе для корпоративного обучения. Например, в iSpring LMS уже есть основные группы компетенций: по управленческим навыкам, мотивации, навыкам принятия решения. Вы можете использовать их или добавить новые, которые актуальны для вашего бизнеса.

Чтобы определить ключевые компетенции для каждой должности, важно понимать стратегические цели компании на 2–3 года. Например, если в приоритете — повышать уровень клиентского сервиса, важными будут компетенции, связанные с работой с клиентами: сильные навыки презентации и делового общения, стрессоустойчивость.

Составьте подробный список компетенций для каждой должности и выберите из них пять-шесть наиболее важных, которые нужно оценить и развивать. У вас получится матрица компетенций, которую можно использовать и при аттестации, и при других видах оценки сотрудников.

Методы проведения аттестации персонала зависят от должности, целей проверки, возможностей компании.

Тестирование. Один из самых объективных и быстрых способов оценить знания. С помощью письменных или онлайн-тестов можно проверить профессиональные навыки, оценить, как сотрудники знают продукты компании или понимают бизнес-процессы.

Метод эффективен для массовой проверки линейного персонала, например продавцов, операторов кол-центра, работников производственных линий. Результаты тестов легко сравнить, поэтому будет проще анализировать итоги. При проверке сотрудников среднего звена и руководителей тестирование стоит сочетать с другими методами оценки, чтобы получить более объективную и глубокую картину.

Автоматизировать проверку знаний можно с помощью iSpring LMS. Здесь получится создать тесты, используя семь типов вопросов:

Результаты тестирования сохраняются в разделе «Статистика». Здесь получится посмотреть ответы пользователей, проанализировать данные по каждому сотруднику, отделу или всей компании.

Читайте также: «Таксономия Блума: 6 уровней обучения для проверки знаний сотрудников»

Интервью. Может быть структурированным или свободным. Интервью позволяет оценить мотивацию и ценности сотрудника, то, как он сам определяет уровень своих компетенций. Председатель или член аттестационной комиссии задаёт вопросы о прошлом опыте работника, сложных ситуациях и способах их решения. Интервью обычно используют при проверке руководителей подразделений или для отбора кандидатов в кадровый резерв.

Беседу можно проводить очно, а если в компании работают удалённые сотрудники — онлайн. Например, в iSpring LMS есть встроенный сервис вебинаров. Он открывается на любых устройствах и в любых операционных системах. Сразу после встречи сохранится запись — она пригодится, когда будете подводить итоги аттестации.

Метод «360 градусов». В стандартном варианте сотрудника оценивают руководитель, коллеги, клиенты, специалисты других подразделений. Для аттестации достаточно опросить руководителя и коллег, которые работали с аттестуемым над последними задачами. В анкете лучше сделать больше вопросов о профессиональных навыках, а не о личностных качествах.

Чтобы было удобнее изучать результаты оценки «360 градусов», используйте сервис от iSpring LMS. В нём можно создать анкеты и автоматически отправить их сотрудникам. Работники отвечают на вопросы о коллеге, и вы получаете детальный отчёт о компетенциях аттестуемого. Результаты по всем сотрудникам доступны в сводном графике, радаре компетенций или сравнительной аналитике.

Деловые игры. Это практический метод, который показывает, как специалист применяет знания в реальных ситуациях. Например, менеджер по продажам ведёт переговоры с «клиентом». Его роль играет опытный сотрудник, который специально создаёт сложную ситуацию и знает, что может пойти не так. Чтобы результаты были объективными, важно продумать сценарии деловых игр и включить в комиссию экспертов-наблюдателей, которые смогут грамотно оценить действия сотрудников.

Ранжирование. Самый простой метод, с помощью которого можно быстро выявить лидеров и аутсайдеров. Например, в течение отчётного периода менеджеров по продажам оценивают по таким критериям по пятибалльной шкале: «Качество взаимодействия с клиентами», «Работа с CRM*», «Количество закрытых сделок». Затем считают итоговые баллы. Руководитель изучает данные по каждому сотруднику и составляет рейтинг — от наиболее продуктивных до тех, кто плохо справляется с задачами.

Чтобы результаты были объективными, используйте два-три метода. Например, руководителей можно проверить с помощью оценки «360 градусов», интервью и психологического тестирования. А менеджеров по продажам — оценить в рамках деловой игры и интервью.

Когда все сотрудники прошли аттестацию, комиссия выносит решение по каждому. Обычно используют трёхуровневую шкалу:

Соответствует занимаемой должности. Это значит, что сотрудник отлично справляется с обязанностями, демонстрирует необходимые компетенции, достигает поставленных целей. Его результаты стабильно высокие, и он не нуждается в дополнительном контроле. Такой специалист может брать на себя сложные задачи.

Соответствует занимаемой должности условно. Сотрудник справляется с основными обязанностями, но в работе есть небольшие недостатки. Например, менеджер по продажам выполняет план и активно взаимодействует с клиентами, но недостаточно хорошо отрабатывает возражения и часто ошибается, когда работает в CRM*.

Не соответствует занимаемой должности. Работник не справляется с обязанностями и не достигает целей. Во время аттестации он показал низкий уровень профессиональных знаний.

Комиссия должна обосновать любое решение — конкретными фактами, оценками по критериям, актуальными KPI (ключевыми показателями эффективности) — и внести его в протокол. Документ подписывают все члены комиссии, председатель и сотрудник. Так процедура будет прозрачной, а компания сможет избежать трудовых споров.

Разработка системы аттестации персонала будет бессмысленной, если ничего не делать после проверки. Результаты должны стать основой для управленческих решений. Они помогут развивать сильных сотрудников, поддерживать тех, кто стремится быть лучше, и обоснованно расставаться с теми, кто не готов работать на нужном уровне.

Сотрудники, которые соответствуют должности — ценные кадры, поэтому важно не просто зафиксировать их успех, но и мотивировать к дальнейшему развитию. Для этого можно:

Сотрудники, которые условно соответствуют должности. Эта категория требует особого внимания. Такие специалисты в основном справляются с работой, поэтому задача руководителя — помочь им устранить недостатки:

Сотрудники, которые не соответствуют должности. Если во время проверки выяснилось, что работник не справляется с обязанностями, есть два варианта развития событий:

Читайте также: «Оценка эффективности обучения персонала: 5 метрик и 5 методов»

Даже при тщательном формировании системы аттестации персонала в организации есть риск ошибиться. В результате можно демотивировать сотрудников, потерять ценные кадры и получить судебные иски. Чаще всего допускают такие промахи:

Не прописывают чётких критериев оценки. Если сотрудника оценивают по принципу «нравится — не нравится» или используют размытые формулировки вроде «недостаточно эффективен», это вызывает недоверие к процедуре. Работник не понимает, почему получил низкие оценки, и считает решение несправедливым. Если дело дойдёт до увольнения и сотрудник обратится в суд, аттестацию могут признать формальной.

Как избежать. При разработке или совершенствовании системы аттестации персонала разработайте конкретные, измеримые показатели оценки для каждой должности. Например, для менеджера по продажам — выполнение плана ежемесячно не меньше чем на 85%. Для оператора кол-центра — время решения проблемы клиента не больше 6 минут.

Не дают обратной связи после проверки. Бывает, что компания проводит процедуру, объявляет результаты — и на этом всё заканчивается. Сотрудник видит свою оценку, но не понимает, в чём именно он силён, а над чем надо поработать. Из-за этого персонал воспринимает проверку как формальность или способ оправдать кадровые решения. Мотивация падает, особенно у тех, кто оказался в середине или конце.

Как избежать. После проверки проведите встречу с каждым сотрудником. Это может сделать руководитель или специалист по персоналу. Обсудите сильные стороны и зоны роста работника, похвалите за хорошие результаты, обозначьте перспективы развития. Если есть проблемы, предложите варианты решения, например дополнительное обучение или работу в паре с наставником.

Неправильно оформляют документы. Профессиональная аттестация в системе управления персоналом — это официальная процедура, поэтому все бумаги должны быть в порядке. Если не сделать положение или забыть о приказе, есть риск, что недовольные результатами сотрудники обратятся в трудовую инспекцию или суд. А это серьёзные репутационные и финансовые потери для компании.

Как избежать. До начала проверки подготовьте положение, разработайте график и утвердите аттестационную комиссию. Выпустите приказ и ознакомьте с документами сотрудников. Результаты запишите в протокол — с конкретными формулировками, например: «По тесту на знание продукта набрал 5 баллов из 30», а не «Показал слабые знания».

Часто проверку знаний воспринимают как мероприятие для галочки или способ избавиться от неугодных сотрудников. В результате персонал с недоверием относится к итогам, мотивация работников падает, а руководство не понимает, почему снижаются финансовые показатели бизнеса.

Если правильно организовать процедуру проверки знаний, можно добиться обратного эффекта. В этом случае создание системы аттестации персонала поможет выявить сильных сотрудников, сформировать кадровый резерв, найти зоны роста для каждого специалиста, принять взвешенные кадровые решения.

Организуйте такую процедуру вместе с iSpring LMS. Возможности платформы можно бесплатно протестировать в течение двух недель. За это время у вас получится создать матрицу компетенций по одной-двум должностям, провести оценку «360 градусов» или разработать задания и провести тестирование. Результаты проверки сможете изучить в «Статистике».

→ Попробовать бесплатно

* CRM (Customer Relationship Management) — система управления отношениями с клиентами.