Базовые принципы рабочих встреч

Порой весь рабочий день руководителя состоит из встреч, которые идут стык в стык по времени без перерывов. Часто это ежедневная реальность руководителя.

Удаленная работа добавила сложностей этому процессу. Если раньше между встречами был переход между переговорками, в течение которого можно было размяться, переключиться, то сейчас это только смена ссылки - и продолжаешь работу в диалоге.

В таком ритме очень важно, чтобы встречи были продуктивными и решали те задачи, ради которых они проводятся.

Я хочу описать некоторые принципы рабочих встреч, которые, на мой взгляд, позволяют им становиться продуктивными.

Вперед!

Часто бывает так, что встречу можно не проводить, а обсудить все что необходимо в переписке или коротком звонке между двумя участниками. А остальных вовлеченных в этот процесс коллег уведомить о решении либо общим письмом в электронной почте, либо на одной из регулярных встреч\планерке, где есть возможность поставить всех в известность.

Рабочая встреча нужна только тогда, когда вопрос требует действительно обсуждения нескольких участников. Проверяй это прежде, чем привлекать для разговора всех участников.

Речь про те встречи, которые ты лидируешь. То есть тогда, когда встреча нужна для того, чтобы:

а) ты принял какое-то решение;

б) другими участниками было принято решение, важное для тебя.

В таких случаях важно, чтобы перед встречей у тебя была вся доступная информация по теме встречи. Часто бывает такое, что уточнив информацию у других участников заранее, ты понимаешь как решить вопрос, и встреча отменяется.

В других случаях, собрав необходимые данные заранее, ты оптимизируешь работу на встрече. В ней не тратится время на синхронизацию и дополнительные вопросы. Все участники быстро переходят непосредственно к сути обсуждения.

Важно, чтобы на встрече были только те, кто действительно нужен для принятия решения. Когда собираешь список для приглашения, пройдись по каждому участнику и задай себе вопрос: “Как этот участник поможет в обсуждении вопроса?”.Если у тебя нет ответа или ответ в духе “он лишним не будет, сам разберется как помочь”, это признак того, что скорее всего этот участник не нужен. Сэкономь его время и, если его важно поставить в известность о принятом решении, сделай это после сообщением или письмом.

Наилучший вариант по управлению структурой:

1. лидер встречи озвучивает цель и проблему встречи;

2. он же обозначает, по какой структуре и порядку мы пойдем по встрече;

3. он же останавливает участников, если структура нарушается.

Как управлять таймингом? 
Обозначать сколько времени осталось, указывать участникам, что они перелимитили время на свою мысль. Но главное, что помогает управлять таймингом - это умение модерировать встречу. Задавать вопросы, резюмировать, указывать участникам на отклонение от темы встречи и главное - управлять дискуссией так, чтобы она шла к намеченной цели.

Вообще определять цель встречи это важно. Но нюанс часто звучит вот как: намеченная цель достигается, но ощущения, что мы продвинулись в работе, нет. Это часто происходит тогда, когда лидер встречи и как следствие все участники, не понимают, какую именно проблему/вопрос решаем или цель настолько несущественна, что встреча скорее имитирует процесс, чем делает его эффективным.

Мне нравится концепт, когда каждая встреча воспринимается как решение рабочих задач. На встрече не просто подвешивается, что нужно сделать, а реально делается.

Например, на встрече решили, что необходимо внедрить новый отчет. Тогда на самой же встрече создается первый вариант шаблона и содержание этого отчета. Все участники вовлекаются и согласовывают этот документ.

Или, например, стало понятно, что нужно запускать новый проект. Тогда уже на встрече определяется предварительный состав проектной команды, цели проекта и ключевые этапы.

Эти темы не паркуются на потом, а на самой встрече создаются уже значимые артефакты, которые продвигают процесс вперед.

Важно не допускать ситуации, когда эти решения отменяются после встречи. В моей практике бывали случаи, когда мы на встрече договорились о чем-то, а потом в кулуарах решение отменялось и приходилось обсуждать его по-новой.

Тут все просто на бумаге, но не всегда просто для реализации. Особенно, если на встрече присутствуют участники разного уровня иерархии. Важно, чтобы всеми было принято правило, что модератор может парковать вопросы и переносить их в отдельную ветку обсуждения за пределами этой встречи. Если такое правило есть, то модератор вправе остановить кого угодно.

Золотое правило!

Я считаю, что большинство бед в обсуждениях происходит тогда, когда каждый участник понимает, что тайминг встречи не жесткий. Тогда он позволяет себе меньше фокуса в разговорах и больше дополнительных лишних рассуждений. Когда все понимают, что встреча закончится при любых раскладах в обозначенное время, то фокус и качество обсуждений возрастает. Конечно, возникают случаи, когда участники не успевают договориться в выделенное время. В таком случае в последние 5 минут встречи обсуждают, на какое время назначить продолжение обсуждения и запланировать его в календарь.

Уважение к календарю и таймингу - важный атрибут качественных встреч!

Эта хитрость родилась как раз из практики, когда встречи проходили одна за другой и не было времени ответить на сообщения, сделать мелкие дела, которые требуют 1-2 минуты. Мы с коллегами обнаружили, что часто встречи начинаются с запозданием на 10 минут, хотя все участники уже собрались. Выяснилось, что каждый в этот момент подчищает мелкие “хвосты”. Тогда мы договорились, что будем уделять такому элементу первые 10 минут, если это необходимо всем участникам. Да, на встречу тогда остается меньше времени, но она становится более продуктивной, потому как участники уже снизили влияние мелких задач на их внимание во встрече.

Кто-то ею пользуется, я, признаюсь, нет. Суть хитрости - назначать встречу на неровное время. Не с 10.00 до 11.00 , а с 10.10 до 10.50.

Это дисциплинирует. Как-то так выходит, что когда время начала встречи в 00 минут, человеку проще психологически опоздать.

А еще это дает воздух между встречами, ты сразу закладываешь 10-15 минут на промежуток между встречами и даешь возможность своему мозгу сделать перерыв.

Конечно, если вы при этом минута в минуту не ставите себе другую встречу после. Тут уже такая хитрость не поможет ;)