«105 машин, Excel и полный хаос: как мы навели порядок в бизнесе по аренде авто под такси»
Реальная фраза клиента до внедрения.
И, к сожалению, типичная для бизнеса по аренде авто.
К нам обратилась компания из Москвы, которая сдает автомобили под такси. Формат — B2C, автопарк около 105 автомобилей, постоянный поток заявок с Avito.
Бизнес работал, деньги шли, но система управления отсутствовала как класс.
Как всё было устроено на самом деле
Вся операционная деятельность велась в Excel:
- отдельные таблицы по автомобилям;
- отдельные по арендаторам;
- документы в папках, чатах и у менеджера на компьютере;
- статусы аренды в головах сотрудников.
В какой-то момент это привело к критическим проблемам:
- ❌ компания не всегда понимала, где находится конкретный автомобиль;
- ❌ сложно было быстро ответить: кто, когда и на каких условиях взял авто;
- ❌ документы (ОСАГО, лицензии, страховки) могли просрочиться незаметно;
- ❌ масштабирование автопарка только усиливало хаос.
Задача
Не «внедрить CRM», а:
навести порядок в автопарке;
сделать прозрачный контроль аренды;
убрать человеческий фактор в документах и оплатах;
дать руководителю реальную картину бизнеса.
Что мы сделали
Мы внедрили Bitrix24 не как CRM для заявок, а как операционную систему автопарка.
1. Разделили логику бизнеса на две воронки
Воронка №1 это - заявки с Avito
все обращения и сообщения автоматически попадают в CRM;
ни один клиент не теряется;
фиксируется история общения и источник.
Воронка №2 это - аренда автомобилей
- каждая сделка = конкретный автомобиль
- видно: какой авто сейчас в аренде, у кого он, когда и кем был возвращён в парк.
Впервые у бизнеса появилось единое понимание статуса всех 105 машин.
2. Вынесли документы в отдельные смарт-процессы
Мы создали 4 смарт-процесса, каждый под свой тип документа:
ОСАГО
Диагностическая карта
Разрешение на работу в такси
ОСГОП-страхование
Как это работает:
фиксируется срок действия документа;
при истечении срока руководителю приходит уведомление;
сотрудник обновляет документ в карточке автомобиля — данные автоматически обновляются в смарт-процессе.
📌 Важный момент: контроль перестал зависеть от внимательности людей.
3. Автоматизировали рутину
Мы настроили бизнес-процессы, которые:
- автоматически привязывают арендатора к автомобилю;
- переименовывают сделки по правилам;
- не допускают дубли документов;
- синхронизируют данные между сущностями.
Сотрудники перестали «поддерживать таблицы» система начала работать сама.
4. Подключили онлайн-оплату и документы
- менеджер выставляет ссылку на оплату прямо из CRM;
- сразу видно, оплатил клиент или нет;
- реализована автоматическая пропись валют словами для договоров и актов.
Генерация документов стала быстрее, а ошибок — меньше.
5. Интеграция с Avito
Все заявки и сообщения с Avito:
- автоматически попадают в Bitrix24;
- обрабатываются в одном окне;
- фиксируются в истории клиента.
Что получил бизнес в итоге
✔ полный контроль автопарка
✔ прозрачную картину аренды
✔ отсутствие «потерянных» машин
✔ контроль сроков документов
✔ ускорение договоров и актов
✔ меньше ручной работы и ошибок