Бумажный бланк, фото в Telegram, ручной пересчёт — так в 2024 году работал документооборот
Привет, друзья. Этот кейс про процесс, который работает круглый год, затрагивает несколько подразделений и до недавнего времени целиком держался на бумаге.
Что за процесс
Я работаю в учреждении с двумя филиалами, пятью жилыми корпусами. У нас сотни проживающих. Каждый день учреждение выпускает распоряжение о зачислении на питание — официальный документ с точным количеством людей по каждому типу питания в каждом корпусе. На основании этого распоряжения диетсестра делает расчёт в 1С, бухгалтерия формирует свои документы, склад и столовая получают данные для работы. Это не внутренняя записка. Это документ с подписью директора — точка, от которой зависит работа многих подразделений. И он нужен каждый день.
Как это работало на бумаге
Каждое утро в каждом из пяти корпусов сотрудник заполнял бумажный бланк: сколько человек питается по каждому из восьми типов столов. Дальше начиналась цепочка:
1. Сотрудник корпуса заполняет бланк от руки.
2. Старшая медсестра собирает бланки по своему филиалу.
3. Второй филиал фотографирует свои бланки и отправляет фото секретарю.
4. Секретарь собирает всё, вручную пересчитывает итоги, вносит цифры в шаблон распоряжения, распечатывает и несёт директору на подпись.
5. Подписанный экземпляр передаётся диетсестре — она вносит данные в 1С и делает расчёт.
6. Расчёт распечатывается и передаётся на склад и в столовую.
Итого: 6 звеньев, 14–16 человек задействовано ежедневно.
Что шло не так: ошибки в бланках от руки, ошибки при пересчёте (секретарь складывает 40 чисел вручную), ожидание опоздавших корпусов, нечитаемые фотографии бланков из второго филиала. И сложности контроля — кто сдал, кто не сдал, всё в голове у секретаря.
Что я сделал
Я спроектировал систему электронного документооборота по питанию. Telegram-бот — это интерфейс для ввода данных, но за ним стоит полная цепочка: от сбора цифр до готового распоряжения с последующим движением по ЭДО.
7:00 — бот отправляет в рабочий чат напоминание: «Коллеги, доброе утро! Жду данные по вашим корпусам до 09:00».
7:00–9:00 — сотрудники пяти корпусов заходят в бот и вводят данные. После каждой отправки бот пишет в рабочий чат: «Получены данные: Филиал Южный, Корпус 4».
9:00 — если кто-то не подал данные, бот автоматически пишет в чат, кто именно не отчитался.
Когда все 5 корпусов подали— бот собирает все данные, считает итоги по филиалам и по учреждению, и формирует готовый текст распоряжения. Полностью оформленный, с юридическими формулировками, разбивкой по столам и итоговыми цифрами.
Дальше — ЭДО: секретарь отправляет готовое распоряжение директору на электронную подпись. Подписанный документ уходит по ЭДО диетсестре → 1С → расчёты по ЭДО на склад и в столовую. Бухгалтерия берёт всё из 1С в электронном виде. От ввода данных в телефоне до готовых расчётов на кухне — ни одного распечатанного листа.
Что ещё умеет система— Просмотр данных — кто и что подал за любую дату.— Удаление и повторный ввод — ошибся корпус, удаляет запись, вводит заново. Система пересчитывает распоряжение автоматически.— Экспорт в Excel — все данные за любой период одной командой.— Контроль доступа — работать с системой могут только члены рабочей группы.
Цифры
— 1 год и 9 месяцев в продакшене. — 3 200+ записей в базе данных.
— 5 корпусов, 2 филиала.
— 16–18 человек в ежедневной цепочке.
— 8 типов столов в каждой записи.
— 0 бумажных бланков с момента запуска.
— Ошибки пересчёта — исключены. Считает система, не человек.
О каждом проекте рассказываю отдельно.
Если в вашей организации есть процессы, которые до сих пор живут на бумажных бланках и пересчитываются вручную — пишите, разберёмся.
Канал, где я делюсь кейсами и мыслями по автоматизации: https://t.me/nodelow