5 признаков сломанных процессов, которые вы не замечаете

Мы привыкли сопротивляться изменениям, потому что часто они спускаются сверху и не всегда учитывают потребности команды.

Как это изменить? Все просто, не можешь победить - возглавь. Быть агентом изменений это осознанно включаться в работу команды, помогать ей адаптироваться. Быть тем, кто слышит и команду и стейкхолдеров и помогает им понять друг друга.

Как понять, что процессы требуют изменений?

Ниже 5 тревожных сигналов.

Даже если вы четко видите, что ваш сотрудник выполняет базовые задачи с задержкой, допускает простейшие ошибки, которые затягивают решение задачи, не торопитесь с выводами.

Встретьтесь с сотрудником и для начала спросите у него, как он смотрит на процесс? Что его откровенно бесит, а что наоборот кажется классным решением. И только потом обсуждайте с ним, что мешает конкретно ему выполнять свою работу вовремя. Таким образом в первой части мы выясняем есть ли проблемы в самом процессе, не заставляя сотрудника нервничать. Мы показываем что слышим его и ценим его мнение. А во второй переключаемся на его собственную загрузку. Человек понимает, что это не забота для галочки. А самое главное, понимает что флоу не прибит гвоздями.

Часто сотрудники просто мирятся с бюрократией и не настроенными процессами и это снижает мотивацию. Они просто не знают что у них есть выбор.

Например, отдает задаче более низкий приоритет, хотя знает ключевые KPI, выбирают делать опциональные задачи вместо ключевых.

Почему это происходит: зачастую мы откладываем максимально неприятные дела. Здесь важно понять почему эта задача кажется им неприятной, например, нужно пообщаться со смежным отделом, который не идет на встречу, созвониться с бухгалтерией которая постоянно затягивает подписание документов и так далее. Возможно, у команды есть негативный опыт решения похожих задач.

Спросите что самое сложно и самое неприятное в этой задаче и найдите способ снизить напряжение. Нужно организовать мероприятие и не понятно, как подступиться к задаче? Декомпозируйте. Разработка постоянно отказывает в новых фичах? Встретьтесь с их лидом и обсудите, что нужно для того, чтобы фичи брали в работу и как вы можете им помочь облегчить оценку задачи.

Это нормально для новых процессов, нестандартных задач, или для ситуаций когда сотрудник выполняет задачу впервые/не работал с ней долгое время.

Однако, если задача регулярная и в ней не появляется много новых вводных с каждым этапом, над процессом стоит поработать.

Работать с такой проблемой проще всего, обычно выручает онбординг, карта коммуникаций проекта и отрисованный флоу процесса. По каждому этапу должна быть подробная информация:

- этап;

- что делаем;

- основные роли /контракты;

- основные сложности и способы их решения;

- как мы поймем что этап завершен;

- какой этап следующий.

Все те же стопперы, все те же боли, те же идеи. Тут стоит задуматься, что мы сделали после предыдущего ретро? Успели ли вообще спланировать изменения или спринт начался хаотично, все горели и было не до оптимизации?

Первым шагом определите как это влияет на результат, затем - на команду. Не падает ли velocity с каждым спринтом? Даже если нет - велика вероятность, что со временем эффективность начнет снижаться, хотя бы из-за падения мотивации.

Теперь вы сможете обосновать руководству, что пересмотр процессов необходим и выделить на это время.

Почему это происходит? Вариантов может быть огромное множество. От повышенной тревожности/гиперответственности, до банального недоверия вам или команде.

Это гарантированный знак, что если процессы ещё не сломались, то обязательно сломаются и доверие руководителя будет падать пропорционально росту его нагрузки.

Тут придется поговорить уже с боссом. Обсудить что ему важно знать о задаче в каждый момент времени, почему (это вы уже скорее всего и так понимаете, но уточнить будет не лишним), как он оценивает эффективность. Постарайтесь добиться максимальной прозрачности, четких параметров на которые можно опереться. Если руководитель просто тревожный он скорее всего не сможет ответить на этот вопрос. Тут включается ваша эмпатия, задавайте наводящие вопросы. Будет ли тебе удобно если ежедневный статус будет содержать такую-то и такую-то информацию? Ты хотел бы получать его в первой половине дня или вечером? И так далее.

Расскажите о вашем опыте, какие процессы бесят в компании, что бы исправили?