Иммунная система компании: бюрократия между защитой от глупости и саморазрушением
Давай ненадолго вернемся к бюрократии и разберем, что же она собой представляет и почему с ней нужно бороться. Мы уже определили ее как промежуточный этап между авторитарным управлением и демократичным. Сейчас же мы добавим к этому определению еще один важный пункт: бюрократия — полученный на основе предыдущей работы опыт, помогающий компании избежать глупых ошибок.
Как и любые инструкции, она построена, так сказать, на крови. Но в отличие от человеческой иммунной системы бюрократия может тормозить и хорошие инициативы. Решение вопроса неповоротливости бюрократической системы довольно нетривиален. Мы понимаем, что снижение лишней операционной нагрузки и сокращение длины бизнес-процессов помогают высвободить время на действительно продуктивную деятельность. Но большие или возрастные организации часто ставят безопасность выше мнимой выгоды.
Это все не значит, что нужно бежать, сломя голову, за любой возможностью заработать. Нет. Скорее, лучше продвигаться вперед на фоне всех цепочек официальных взаимодействий. Недавно я проводил небольшой опрос о влиянии бюрократии на корпоративную жизнь и принятие решений. Тебя тоже попрошу его пройти для повышения его точности для дальнейшего исследования. По результатам можно сделать вывод, что к бюрократии в целом отношение скорее негативное (3/5), а самым ярким проявлением негативного эффекта отмечают медленное принятие финансовых решений (73%), запуск новых продуктов и услуг, а также изменения процессов (оба — по 52,6%). В целом, это подтверждает наш тезис о том, что основная роль бюрократии — защита от глупости. Но здесь же проявляется и обратная сторона: низкая скорость внутренней трансформации может и будет мешать компании держаться «в рынке» и стабильно на большом временном горизонте добиваться нужных ей результатов.
Если с трансформацией мы понимаем, что чем быстрее будут внедряться новые инструменты или процессы, тем быстрее компания подстроится под внешнюю среду. Естественно, нововведения тоже должны быть продуманы, соответствовать миссии и видению, и, в целом, решать какой-нибудь БИХАГ (Большие, Волосатые, Дерзкие Цели, означающая долгосрочные (10–30 лет), амбициозные и вдохновляющие цели бизнеса). Но с финансами, действительно нужно проявлять осторожность. Основная цель компании — извлечение прибыли. Пусть это будет цинично и выходить за рамки розовых пони про изменение мира, все хотят заработать. Миссия и видение — лишь инструмент, который в этом хорошо помогает. Отказаться от денег для любой организации равносильно смертному греху. С финансами лейкоциты бюрократии работают на полную.
Все есть яд, и ничто не лишено ядовитости; одна лишь доза делает яд незаметным
Высказывание Парацельса станет основной мыслью этой статьи. 42% респондентов не смогли оценить влияние бюрократии на адаптивность компании, при этом остальные 58% оценивают ее негативное влияние в рамках 30%. Что такое 30%? Представь, что за 5 недель у тебя 10 выходных, и 3 из них тебе приходится срочно возвращаться к работе. Ты не знаешь какие 3, подряд они будут или будут ли вообще. У тебя могут отнять субботу и воскресенье. Как ты будешь к этому относиться? Естественно тебя это выведет из себя. Проблема в том, что в моменте поведение организации оценить сложно, особенно в постоянно меняющихся условиях внешней среды. Да и примеров положительной «неповоротливости» в большом бизнесе много. Как, к сожалению, и отрицательной. Нормально, когда организация старается себя обезопасить очередной дозой лечебной бюрократии. Плохо, когда она переедает лекарств и теряет их полезные свойства.
Для дальнейшего разговора нам потребуется описать, что собой представляет бюрократия. Это неким образом формализованные бизнес-процессы, регламентирующие как производительную работу, так и механизмы принятия решений Основными ее инструментами выступают: события, этапы и ритуалы. События для нас — достижение или использование целевого результата того или иного этапа (действия). Этапы — продуктивное рабочее время, выделенное на достижение целевого результата. Ритуалы — процессы фиксирования какой-либо информации. Бюрократия же вмешивается в каждый из этих элементов: события замедляет цепочкой согласования, этапы слишком формализует, ритуалы плодятся как на дрожжах в угоду мнимой безопасности. И так по кругу, все увеличивая и увеличивая как снежный ком негативный эффект «процедурности».
Эти три инструмента — минимальный набор, необходимый для результативной деятельности компании. Ничего не убрать. Повлиять можно только на глубину «бизнес-процессов» сопровождающих каждый из них. Сейчас даже целая наука есть, несколько языков построения процессов, вагон сопутствующих фич, особенно на базе ИИ. Я даже сам их использую. К сожалению, как бы ни автоматизировали те или иные действия, как бы ни сокращали издержки, уследить за делящейся митозом бюрократией невозможно — она будет заполнять все свободное место.
Еще одним следствием громоздкой контрольно-управленческой системы респонденты выделили негативное влияние на мотивацию и усиление выгорания сотрудников. Этого стоило ожидать как следствие отказа от инициатив, потерявшихся в лабиринтах согласований. Поддержание мотивации и вовлеченности команды, особенно тех ее членов, которые привносят творчество в рабочие процессы, — одна из важнейших задач работы с подчиненными. Краеугольный камень развития бизнеса. Звучит как «люди — главный ресурс». Так на самом деле и есть. Но не стоит путать, люди как «работники» и люди как «потенциал». Потенциал дает леверидж и будущий кратный рост отдачи от вложенных усилий. Это то необходимое для роста и развития творчество, которое двигает компанию вперед все к тем же БИХАГ. Работник же — простой исполнитель, редко вовлеченный во что-то более важное, чем его «станок». И то, и то можно считать ресурсом, но один создает надбавленную стоимость, а другой нет.
У всего есть и светлые, и темные стороны. Та же бюрократия, как мы говорили в самом начале — это иммунная система, способная предотвратить или снизить потенциальные потери, вызванные необдуманными решениями. Но это значит, что нужны нормально рабочие процессы, что называется «на земле». Возвращаясь к Паркинсону: «люди привыкли делать работу как можно медленнее» — уже большой, если не самый большой, недостаток корпоративной бюрократии, — формализм. Многое делается лишь бы было, а не лишь бы заработало. И это еще в лучшем случае. Хорошо бы с этим побороться, но такое отношение естественно не только в рабочем окружении, но и за его пределами.
Бюрократия полезна, когда нужно сделать решительный шаг из неопределенности. Обрати внимание, именно решительный: он будет нести самые большие риски. Но становится ядом, когда требуются быстрые, стремительные решения, способные «изменить ход истории» компании, вводя ее в новый этап развития. Каждый будет выбирать свой способ решения таких проблем. Мой опрос показал: сколько людей, столько и мнений. Каждый предлагал собственное видение выхода из бюрократического застоя: от автоматизации процессов до единоличного принятия решений. Не будет универсального инструмента, как и в любой другой сфере. Нужно только бороться с симптомами, так как от причин окончательно не избавиться.