Налаживаем систему контроля за сотрудниками: принципы и инструменты

Более 50% компаний в СНГ используют тот или иной способ контроля за работой собственных сотрудников. Инструменты разные, их эффективность тоже, но общий компонент остаётся прежним – мало кто из компаний хочет отказываться от такой практики, а многие пытаются либо всесторонне усилить контроль, либо просто его внедрить (касается тех, кто пускал работу на самотёк). Но так ли нужен контроль? Чем он полезен и какие инструменты являются самыми эффективными? Всё расскажу в статье.

Всем примет! Это снова Никита Кармаз – специалист по маркетингу и налаживанию бизнес-процессов с семилетним опытом работы в FinTech, Gambling и многих других сферах. В прошлый раз мы поговорили о поощрениях и наказаниях и разобрались, что лучше всего, когда в компании существует прозрачная система, где каждый сотрудник знает, за что получил премию или штраф и почему именно в таком объёме. Мы разобрали много факторов, включая индивидуальные особенности каждого сотрудника и влияние нематериальных поощрений. Но тут же возникает следующий вопрос. Мы теперь знаем, как правильно казнить и миловать, но как понять, за что именно? Как понять, что условный Петя заслуживает премию и повышение, а условный Коля – штраф и взыскание? Всё просто. Нужна эффективная система контроля за работой.

Многие сразу могут запротестовать: “Какой контроль? Зачем? Вы что в концлагере? Или управляете как при коммунистах? Просто дайте людям спокойно работать!”. Я опущу моменты про концлагерь и коммунистов, ведь к теме это не относится. Остановимся на первых двух вопросах.

Если говорить конкретнее, то преимущества контроля следующие:

Улучшение производительности. Вы можете определить слабые места в рабочих процессах и выявить причины, замедляющие выполнение задач. Это позволяет принимать меры по оптимизации работы, увеличивая эффективность.Надзор за соблюдением политики компании. Вы будете точно знать, нарушил ли ваш сотрудник какие-либо правила, предписания и не работает ли он на сторону, откровенно сливая корпоративную информацию.

Защита собственных сотрудников. Звучит слегка странно, но, контролируя деятельность сотрудников, вы сможете вовремя заметить, что и когда может повредить им самим, а также репутации компании.

Управление ресурсами. Контроль за работой сотрудников позволяет эффективнее распределять ресурсы, в первую очередь, время и деньги. Не будем забывать, что в сфере услуг около 75% затрат компании составляют выплаты сотрудникам. Думаю, никому не хотелось бы платить за невыполненные задачи или за время простоя. На этом моменте стоит остановится немного подробнее.

Лично я использовал инструмент утилизации рабочего времени. Это показатель эффективности труда как отдельного сотрудника, так и целой команды, где числителем является полезное время или время затраченное непосредственно на выполнение задач, а знаменателем — общее доступное время.

Часто утилизацию используют на аутсорсе, для того, чтобы клиент понимал, за что конкретно он платит деньги, но я внедрил её в контексте выплат для сотрудников внутри самой компании. Опять же, цель очевидна — оптимизировать затраты указанных выше 75% бюджета.

О необходимости поговорили, теперь поговорим о принципах. Для того, чтобы действительно не выглядеть для своих сотрудников неким инквизитором, я придерживался следующих правил:

Ставить четкие цели и ожидания. Сотрудники должны быть ясно осведомлены о целях, ожиданиях и стандартах качества своей работы. Это позволяет им понимать, чего от них ждут и как их работа будет оцениваться.

Прозрачность и открытость. Не нужно скрывать от сотрудников тот факт, что за их работой следят. Вы же не в разведчиков играете. Лучше сразу сказать о всех трекингах и программах, чтобы в будущем не возникало дополнительных проблем (в том числе юридических).

Контролировать ≠ наказывать. Просто помните, что вы внедряете контроль не для того, чтобы поймать кого-то на лени или работе на сторону. Конечно, вы косвенно занимаетесь и этим, но ваша главная цель — оптимизация затрат и повышение производительности.

Обязательная обратная связь. Контроль — это взаимный процесс, который включает обратную связь и поддержку со стороны руководителей. Регулярное обсуждение достижений и провалов и конструктивная критика не дадут вашим сотрудникам сбежать, потому что они будут знать, что в них видят людей, а не роботов, которым дают команды и от которых ждут стопроцентного их выполнения.

Принципов, конечно, может быть и больше, но это, по моему мнению, тот минимум, который точно не сделает никому хуже.

Разобрали, зачем нужен контроль и каким ему стоит быть. Поговорим о непосредственных методах. Я выделяю общие и частные. Первые работают в контексте всей компании, и контроль является лишь частью их возможностей, в то время как вторые целиком направлены на него. Рассмотрим их по порядку:

CRM (Customer Relationship Management). CRM-системы позволяют отслеживать контакты с клиентами, поставленные задачи и сроки их выполнения. Через них вы не просто контролируете, но организуете рабочий процесс, видите картину в целом.

KPI (Key Performance Indicators). Ничто не продемонстрирует уровень достижения целей и результативность работы сотрудников так, как это делают показатели эффективности. KPI —это инструмент, которым пользуется большинство компаний по всему миру, в первую очередь для измерения и контроля прогресса. Но не стоит забывать о том, что я говорил ещё в предыдущих статьях: не превращайте инструменты в цель и ответ на все вопросы. KPI помогает, но не управляет.

Собрания и регулярные отчеты. Многие (особенно сами сотрудники) недолюбливают митинги и отчёты, считая их тратой времени. Но всё это является неотъемлемой частью рабочего процесса. Именно на митингах зачастую решаются вопросы по новым задачам, изменению направления работы, а также происходит краткий обзор того, что сделано и того, что нужно сделать. Вы контролируете не просто сотрудников, вы контролируете работу всей компании. Но не бросайтесь в крайность: митинги по 2-3 час не нужны никому, в том числе и вам.

Программы трекинга времени. Несмотря на частые протесты со стороны работников, я считаю трекинг рабочего времени одним из лучших способов контроля, в том числе, оптимизации затрат. С их помощью вы можете отслеживать, сколько времени сотрудники потратили на задачу, а также понимать, работают ли они вообще. Вы сможете идентифицировать потенциальные узкие места и оптимизировать использование рабочего времени. Не забывайте: бизнес — это всегда про деньги и время, и важны те, кто ценит и первое и второе.

Отдельно также стоит сказать про контроль за теми, кто работает из дома. За прошедшие пару лет удалёнка стала чем-то обыденным, хотя в последнее время можно наблюдать обратную тенденцию. Тем не менее, контроль сотрудников на удаленной работе представляет определенные вызовы, но с использованием правильных технологий и инструментов эффективный мониторинг всё же возможен. По сути, инструменты все те же (программы трекинга, митинги и корпоративные программы для отслеживания прогресса), только слегка меняется специфика, ведь вы физически не можете «достать» до работника.

Каков же итог?

Нужен ли постоянный контроль за сотрудниками? Конечно же нужен. Должен ли он быть повсеместным и всевидящим? Кому-то может и хотелось бы, но это а) не нужно, б) трудно реализуемо.

С вами был Никита Кармаз. Если вы хотели бы узнать больше о построении рабочих процессов, коммуникации, маркетинге и работе с иностранными рынками, обратитесь через мои Telegram и LinkedIn, а также продолжайте следить за материалами данного блога. А на сегодня всё. До новых встреч.