Как Разговорный Менеджмент вредит командам
Долгие годы я жил в иллюзии, что во всех компаниях люди используют системы Управления Проектами.
Осознание, что так, в основном, только в IT-компаниях, пришло когда я начал увлекаться сайд-проектами, где большинство участников - не из мира IT.
В дивном мире «реального бизнеса» управление проектами часто ведется посредством «разговорного менеджмента», то есть в процессе созвонов, встреч и переписок в Telegram.
Любые инициативы перейти на систему Управления Проектами сталкиваются с реакцией вроде «зачем усложнять и разводить бюрократию?».
Попробую объяснить зачем.
Представим себе небольшую компанию, оказывающую услуги клиентам, в которой работает 8 человек. С клиентами все общение ведется через мессенджеры и по телефону, но там же «заодно» решаются и внутренние рабочие вопросы.
Происходит это так:
- Есть чат на 8 человек в Телеге
- Кому-то в команде что-то от кого-то потребовалось
- Сотрудник пишет в общем чате другому сотруднику: «Сделай мне договор для ИП Пупкина»
- Второй сотрудник отвечает: «Окей сделаю»
- Через два часа первый пишет: «Скоро пришлешь?»
- Второй: «Да, 15 минут»
- Через 15 минут скидывает в общий чат догово
Казалось бы, почему бы не переписываться лично? Потому что важно, чтобы вся рабочая коммуникация была «на виду» (чтобы потом «ее можно было поднять»). Поэтому даже разбиение общего чата на категории не спасает от того, что другие сотрудники, не имеющие отношения к этой коммуникации, все равно вынуждены ее читать в реальном времени, отвлекаясь от работы.
В описанном примере 6 человек потратили по 30 секунд на переписку, которая их не касается. Это суммарно 3 минуты рабочего времени. Немного, но если таких ситуаций в день 10 штук, то это уже полчаса в день или около 10 часов в месяц.
И это не говоря уже о сопутствующих проблемах вроде того, что люди отключают нотификации, не заходят в чат, пропускают задачи и забывают о них. По моим, осторожным, оценкам маленьким-то компаниям такая модель обходится в десятки тысяч рублей в месяц, а про крупные вообще страшно думать.
Сравним тот же самый сценарий с использованием системы управления проектами:
- Сотруднику 1 понадобился догово
- Он поставил задачу сотруднику 2
- Сотрудник 2 получил оповещение о задаче
- Взял ее в работу
- И только когда у кого-то возник вопрос («когда будет» или «что указывать в договоре»), люди открывают мессенджер и начинают там писать
Прелесть этого процесса в том, что остальные 6 человек знать не знают о происходящем и спокойно занимаются своими делами. Но коммуникация зафиксирована, а руководитель всегда может посмотреть кто что делает без необходимости читать полотна переписок.
Таким образом, чат используется для решения срочных вопросов, а большая часть работы ведется за кулисами. Меньше потребности для синков и поднятия канувших в лету задач. Экономит десятки человеко-часов в месяц и деньги.
Обычно люди не внедряют систему управления проектов, потому что либо:
- Руководитель компании считает это бестолковой бюрократией
- Команда состоит из более-менее равноправных партнеров и нужно всех склонить к тому, чтобы перестать делать созвоны-синки несколько раз в неделю, решать все вопросы в телеге и начать ставить друг другу задачи
О том, что с этим можно сделать, если вы хотите привить в своей команде нормальную систему управления задачами, напишу завтра.
Пока напомню что:
- Пятница - последний день, когда можно оформить пожизненную лицензию на командное рабочее Пространство ХК. Если уже пользуетесь персональным ХК и заинтересованы в дополнительной скидке, напишите на support@chaos-control.ru
- 0 апреля стартует мой курс «Метод Хаос-контроля 2026», где рассматриваются вопросы организации совместной работы и ведения эффективной бизнес-коммуникации. До 14 апреля действует промокод EARLYBIRD, дающий скидку 30%. Повторюсь, что такой концентрации рабочих практик повышения личной и командной эффективности я нигде не видел
В условиях современных скоростей и современных проблем продолжать ставить задачи друг другу в мессенджерах - ограничение.
Подписывайтесь на Telegram Дмитрий Тарасов о Системности.