Маркировка косметики и средств гигиены: что нужно знать предпринимателям в 2026 году

Ещё пару лет назад кое-кто спорил: зачем косметике эти самые DataMatrix-коды? Парфюмерия — это же не лекарство, чтобы так строго всё контролировать. Но вскоре крупные ритейлеры стали отказываться от приёмки товаров без маркировки, хотя до обязательных сроков оставалось ещё около полугода.

А всё потому, что многие сети заранее перешли на работу с маркированным товаром — чтобы не перестраивать логистику впопыхах. Тогда стало понятно: система Честный ЗНАК для косметики — свершившийся факт, влияющий на оборот.

В этой статье мы собрали весь свой опыт в этой теме и ответы на вопросы предпринимателей — только то, что поможет настроить процессы и не потерять прибыль на ошибках.

С 1 марта 2025 года стартовала обязательная регистрация всех участников оборота косметики и бытовой химии в системе Честный ЗНАК. Производители и импортёры с 1 мая 2025 года начали маркировать мыло и синтетические моющие средства, с 1 июля — средства для волос, бритья и дезодоранты, а с 1 октября — декоративную косметику, средства по уходу и зубные пасты.

Июль 2026 года принесёт с собой обязательную передачу данных о розничной продаже через кассу (сканирование кода при каждой продаже конечному потребителю) и начало работы через оператора ЭДО в объёмно-сортовом формате: при приёмке и отгрузке нужно будет передавать в систему код товара и количество, но не привязывать каждый код маркировки к конкретной операции.

Переход на поштучный (поэкземплярный) учёт для косметики запланирован только на 1 июля 2028 года. До этой даты компании могут работать с объёмно-сортовым учётом — это даёт бизнесу два года на подготовку к полной прослеживаемости каждой единицы товара.

Что касается средств личной гигиены — зубных щёток, расчёсок, туалетной бумаги, салфеток — сейчас идёт бесплатный эксперимент до 31 августа 2026 года. Участвовать или нет — бизнес решает самостоятельно.

Важный нюанс: в отличие от лёгкой промышленности и бритв с лезвиями, у косметики и бытовой химии нет обязательной маркировки остатков. Если товар произведён или ввезён до старта обязательных сроков для вашей категории, его можно реализовать без кодов. Это снимает часть давления, но не отменяет необходимости готовить процессы к работе с маркированным товаром уже сейчас.

Каждую неделю в чатах дистрибьюторов, на вебинарах операторов ЭДО и даже в комментариях под постановлениями правительства всплывают одни и те же вопросы. Не потому что тексты нормативных актов непонятны (хотя местами и это тоже), а потому что реальный бизнес сталкивается с ситуациями, которые в документах не описаны напрямую. Как быть с пробниками? Что делать с наборами? Почему сканер не читает код на изогнутом флаконе духов? Эти вопросы возникают не на этапе планирования, а когда первая маркированная партия уже стоит на складе, а клиент ждёт отгрузку.

«Нужно ли маркировать пробники и миниатюры?»

Да, если они реализуются как самостоятельный товар. Объём упаковки значения не имеет. Важно, чтобы на этикетке было указано наименование продукции, назначение, объём или масса. Для декоративной косметики дополнительно требуется указание цвета или тона.

«Как быть с наборами, если крем и маска в одной коробке?»

Каждая единица внутри набора должна иметь свой код маркировки. Сама коробка может иметь агрегированный код (код транспортной упаковки), но при вскрытии набора в рознице нужно выводить из оборота именно коды отдельных товаров.

«Что делать, если сканер не читает код на изогнутой поверхности флакона?»

Это реальная проблема для парфюмерии. Решение — использовать терминалы сбора данных с качественным 2D-сканером (не обычный лазерный сканер кассы). Приёмка и отгрузка через ТСД снижают количество ошибок при работе с трудночитаемыми кодами.

«Как быстро подключиться, если завтра приходит первая маркированная партия?»

Минимальный путь:

Весь процесс занимает от 3 до 7 дней. Но если вы работаете с большим объёмом, лучше сразу закладывать время на интеграцию ПО для склада — иначе ручной ввод каждого кода превратится в ад.

Маркировка косметики имеет свою специфику — она не похожа ни на лекарства, ни на одежду. Здесь смешаны десятки подкатегорий товаров с разными требованиями к описанию, изогнутые поверхности упаковок, где коды плохо читаются, и высокая чувствительность к срокам годности. Но главная сложность не в этом. Проблемы возникают там, где теоретические правила системы Честный ЗНАК сталкиваются с реальной логистикой: при приёмке смешанной партии из-за границы, при сборке заказа для маркетплейса с учётом свежести товара, при обработке возврата от клиента.

Эти три точки — камень преткновения, о который спотыкаются десятки компаний. И их объединяет одно: ошибка возникает не из-за незнания законодательства, а из-за того, что ручные процессы не справляются с объёмом и детализацией, требуемых маркировкой.

Первая — путаница с кодами ТН ВЭД

Косметика имеет десятки подкатегорий, и ошибка в коде при описании товара в личном кабинете может привести к тому, что система впоследствии не примет коды маркировки. Особенно невесело придётся импортёрам азиатской косметики — у них часто смешаны коды для декоративной косметики, средств по уходу и БАДов. Проверяйте коды до заказа первой партии КМ.

Вторая — агрегация при отгрузке на маркетплейсы.

При отправке заказов на Ozon или Wildberries нужно не просто отсканировать товар, а правильно сформировать документы по требованиям площадки. Если в заказе несколько единиц одного артикула, но с разными сроками годности (а у косметики это критично), система должна учитывать это при подборе. Ручной контроль здесь почти невозможен — слишком легко ошибиться.

Третья — дубликаты кодов при работе с возвратами.

Если клиент вернул товар, его нельзя просто снова положить на полку и потом ещё раз продать — код уже выведен из оборота. Нужно оформить возврат как отдельную операцию, а при повторной продаже использовать новый код. Многие теряют деньги, пытаясь «реанимировать» старые коды. Но система всё это фиксирует и не позволяет нарушать правила.

Многие предприниматели ошибочно считают, что достаточно один раз ввести данные в личном кабинете Честного ЗНАКа и дальше можно работать как раньше, только сканируя коды на кассе. На практике всё немного иначе: без правильно выстроенной технической цепочки (ЭДО — учётная система — оборудование для сканирования кодов маркировки) каждый документ будет создавать новые сложности.

Однако путь к спокойной работе с тысячами кодов в день можно пройти поэтапно. Не обязательно внедрять всё и сразу. Но важно понимать, где заканчивается ручной труд, который ещё сносно подходит для десятка операций, и где начинается точка невозврата, после которой без автоматизации уже не обойтись.

Базовый минимум — этого хватит, чтобы принимать и продавать маркированный товар в небольшом розничном магазине:

Как только объём начнёт превышает 20–30 позиций в день, ручная работа превратится в узкое место. Сотрудник склада будет тратить по 15-30 секунд на сканирование каждого кода, при этом ему ещё нужно будет сверяться с накладной в 1С, вводить количество… На приёмку партии из 500 штук уйдёт больше часа чистого времени.

Для автоматизации нужны:

Здесь появляется возможность работать не с отдельными кодами, а с документами целиком: приёмка, перемещение, отгрузка — всё проходит через сканирование, без ручного ввода.

Клеверенс — это мобильное приложение для ТСД, которое превращает терминал сбора данных в полноценный инструмент для работы с маркированным товаром. Представьте: сотрудник склада берёт терминал, открывает документ «Приёмка», сканирует штрихкод накладной из ЭДО — и система автоматически подгружает список товаров с ожидаемым количеством. Далее он просто сканирует КМ на коробках. Каждый отсканированный код система сверяет с ожидаемым артикулом, фиксирует отклонения (например, если пришёл не тот оттенок помады) и сразу передаёт данные в 1С и Честный ЗНАК.

Решения Клеверенс для косметики и средств личной гигиены:

ПО работает автономно на ТСД. Не нужно держать открытой 1С на компьютере рядом со складом, не нужно переключаться между окнами. Сотрудник видит на экране ТСД только то, что нужно для текущей операции. Ошибки из-за человеческого фактора снижаются на 70–80% — просто потому, что система не даёт отсканировать лишний код или пропустить обязательное поле.

Нет, это не хитрости для обхода правил. Это решение, которое вы вряд ли найдёте в официальных инструкциях Честного ЗНАКа. Эти приёмы родились на складах компаний, которые первыми столкнулись с ростом объёмов маркированного товара и поняли: ручной подход работает до определённого предела, а дальше нужна автоматизация.

1. Автоматическая приёмка по ЭДО

Вместо того чтобы вручную вбивать номер накладной и сверять артикулы, настройте интеграцию с вашим оператором ЭДО. При сканировании штрихкода транспортной накладной система сама подтянет позиции. Особенно ценно для импортёров — у них часто приходят смешанные партии с разными кодами маркировки для одной позиции (например, крем одного бренда, но разные партии производства).

2. Контроль сроков годности при подборе

У косметики срок годности — критичный параметр. Настройте в мобильном приложении для ТСД правило «первым уходит товар с ближайшим сроком» (FEFO). При сборке заказа система подсветит ячейку с нужным товаром и покажет остаток срока годности. Это исключает ситуации, когда клиент получает крем из свежей партии, а товар с истекающим сроком остаётся на складе. В кейсе дистрибьютора тайской косметики COSMO.CITY именно этот механизм позволил снизить возвраты из-за просрочки до нуля.

3. Фото товара на этапе сборки

На ТСД можно настроить отображение фото товара из карточки 1С при сканировании штрихкода (например, в Клеверенсе). И сотрудник увидит на экране ТСД, какой именно оттенок помады или цвет упаковки нужно подобрать, даже если артикулы на этикетках почти неотличимы. Это снижает пересорт при сборке заказов на 70–80% без дополнительных проверок.

Ошибки в маркировке редко случаются из-за твёрдого нежелания соблюдать правила. Чаще всего они возникают на стыке двух факторов: во-первых, бизнес пытается втиснуть новые процессы в старые схемы работы («давайте просто будем сканировать коды в дополнение к тому, что делали раньше»), а во-вторых, недооценивает, насколько детализированным стал учёт каждой единицы товара.

Результат предсказуем: кладовщик, привыкший работать с партиями, пропускает один код при приёмке пятисотштучной партии духов; бухгалтер пытается вручную сверить остатки в 1С и в Честном ЗНАКе за целый месяц; а менеджер по логистике не замечает, что при возврате от клиента код уже был выведен из оборота.

Эти ситуации повторяются из месяца в месяц, потому что ручные процессы не масштабируются под требования маркировки:

А вот повторно вводить в оборот код маркировки, который уже был выведен (например, при продаже конечному потребителю), нельзя! Если клиент вернул товар, нужно оформить возврат как отдельную операцию в системе. Путаница между этими двумя процессами приводит к ошибкам: одни боятся заказывать легальные дубликаты для маркетплейсов, другие пытаются «реанимировать» коды после возвратов. Чёткое разделение решает обе проблемы.

Теория маркировки и реальный склад — две разные вселенные. В инструкциях всё выглядит линейно: зарегистрировался, заказал коды, отсканировал, передал данные. На практике же возникают вопросы, которые не решить стандартными ответами из чата поддержки: как собирать 300 заказов в день, если на складе 5000 артикулов косметики с похожими упаковками? Как гарантировать, что клиент на маркетплейсе получит товар с остатком срока годности не менее 6 месяцев, если на складе лежат три партии одного крема с разными датами?

Эти компании поделились своим опытом: с чем сталкивались до перехода на автоматизированный учёт и как решали возникающие сложности. Кейсы ниже взяты из публичных кейсов Клеверенса.

Бизнес, который ещё только начинает знакомиться с маркировкой, считает её бюрократической повинностью. Хотя на самом деле это инструмент, способный правильной настройке упростить учёт и повысить его точность.

Тем, кто только начинает, мы рекомендуем:

Честный ЗНАК уже обозначил правила и требования к маркировке косметики. И вопрос подключения уже не стоит. Важно другое — как сделать это так, чтобы маркировка стала частью эффективного бизнеса, а не источником постоянного стресса. И да — это реально. Мы видим компании, которые прошли этот путь и теперь собирают заказы быстрее, чем до введения маркировки. Просто потому, что автоматизация учёта товаров по кодам убирает ручной труд там, где он избыточен.