Как перевести команду в таск-менеджер и увеличить темп работы
Реальным опытом внедрения таск-менеджера и оптимизации работы команды из 80 человек делится операционный директор Юрий Толкачёв
На связи команда сервиса управления проектами WEEEK. Мы пишем об организации работы и жизни и иногда показываем, как всё устроено на деле. Например — в компании «Самолёт».
Сегодня расскажем:
Что делает команда «Самолёт Образование»
«Самолёт Образование» — одно из направлений группы «Самолёт». В его портфеле несколько продуктов: частные школы и детские сады «Самолётум», современные дома культуры, благотворительный фонд в сфере муниципального образования и IT-проекты.
Бизнес-юнит состоит из 80 человек, которые развивают социальную инфраструктуру в жилых комплексах «Самолёта». Так как большая часть клиентов компании — молодые семьи, образовательные объекты помогают увеличивать спрос на покупку квартир.
Как выбирали таск-менеджер
Разные направления, динамичные цели, новые проекты — такие вводные призывают использовать единую систему управления. В бизнес-юните «Самолёт Образование» она была не всегда: коллеги пользовались Notion, Excel, личными инструментами.
Это не давало увидеть полную картину процессов и получить прозрачность по задачам и статусам. Появилась потребность в решении, которое позволит собрать всех вместе и структурировать работу команды. Операционный директор Юрий приступил к поиску.
Отбор сервиса проходил по списку требований:
- Возможность управления по каскадным методикам для строительных проектов и по гибким — для цифровых
- Русскоязычный интерфейс, чтобы легко подключить сотрудников «на местах» — педагогов и воспитателей
- Удобство использования и низкий порог входа
- Комфортная стоимость и возможность оплаты со счёта компании
Изначальный список из 50 таск-менеджеров уменьшился до 17 пунктов. Не прошли отбор «тормозящие» и предназначенные только для гибких подходов системы. Затем отсеяли ещё семь зарубежных программ.
Осталось 10 вариантов, которые Юрий тестировал неделю. Он вёл три проекта: запуск нового продукта по гибкой методике, строительство школы по каскадной и работу над сайтом «Самолёт» — то есть разработку платформы и наполнение контентом.
Большинство сервисов оказались дорогими и сложными — где-то для настройки нужно было даже обратиться к специалисту. WEEEK покорил понятным интерфейсом и функциональностью: здесь есть CRM, аналитика, База знаний, возможности для разных подходов к управлению.
WEEEK всем понравился: белый фон, сиреневый градиент — классно. Вот вам сразу все необходимые настройки, нажал на плюсик — создалась задача. Есть простые стартовые колонки в Канбане, есть функции посложнее: присвоение статусов и запуск таймеров. Они расположены так, что их найдут юзеры, которым они действительно нужны, — остальным же не мозолят глаза
Как переходили на WEEEK
В «Самолёте» знали, что внедрение изменений не проходит легко. Переход на WEEEK решили выстроить сразу по двум направлениям: через команду и через CEO.
Сначала Юрий рассказал коллегам о сервисе и попросил всех вести задачи там. Когда это не сработало, директор подготовил презентацию с отработкой возражений. На неё он пригласил основателя WEEEK, чтобы поговорить об эффективном управлении вместе.
Акцент сделали на удобстве таск-менеджера — как единого пространства, источника правды и прозрачности в команде. Затем сотрудникам назвали сроки и этапы перехода в сервис, создали чат поддержки и провели небольшое обучение от Scrum-мастера.
После демонстрации ситуация улучшилась — коллеги стали подключаться к сервису. Но сопротивление всё ещё оставалось. Чтобы его минимизировать, возникло твёрдое правило: нет задачи в WEEEK — значит, ничего не сделано.
Затем Юрий презентовал решение генеральному директору Алексею и поделился, что из-за недостаточного планирования работа двигается медленно, а сам он постоянно вынужден тратить время на тушение мелких пожаров. Ему удалось защитить идею.
Наличие единого инструмента и стандартов управления проектами — это must-have. Чем быстрее их внедрите, тем больше ресурсов сэкономите. Сопротивление наверняка будет, но настаивайте на своем, «продавайте» идею, используйте систему мотивации, шантаж, угрозы, что угодно, чтобы перевести всех в единое пространство. Без системы никуда
Одно из направлений «Самолёт Образование» не сразу перешло в WEEEK. Именно там больше всего не хватало прозрачности в процессах и соблюдения сроков. Юрий обнаружил, что статусы некоторых проектов не обновляются неделями. Причины было две:
- Сотрудники боялись признаться, что проекту нужны дополнительные ресурсы. О сдвигах сроков запуска объекта становилось известно постфактум
- Сотрудники отвлекались на срочные задачи и забывали про текущий проект
WEEEK помог решить обе проблемы. Руководитель получил возможность видеть статусы задач — и начал быстро подключаться к просроченным. Чтобы держать фокус коллег на приоритетных задачах, им стали напоминать о них на регулярных встречах.
Как устроена работа в WEEEK
Рабочее пространство «Самолёта» хранит все задачи и проекты. Команда использует разные типы Канбан-досок для планирования, запуска инициатив и организации дел босса:
В Базе знаний организовали удобную навигацию и собрали все важные документы — инструкции, FAQ, формы опросов. На главной странице находятся основные разделы, из которых можно перемещаться по темам:
Ещё в компании используют диаграмму Ганта. Она незаменима в проектах, где этапы работы имеют чёткую последовательность — это особенно актуально для строительства.
Другие применяемые инструменты — доступы и приватность. Они полезны, когда нужно защитить проекты от случайного удаления или сохранить конфиденциальность в задачах по финансам и стратегии.
На полный переход всей команды ушло два с половиной месяца. По результату количество просроченных задач сократилось на 80%, а управление и развитие каждой вертикали внутри бизнес-юнита стали полностью прозрачными для всех.
Что в итоге
«Самолёт» признаёт: внедрение системы управления, её поддержка и развитие — крайне важные процессы. Когда задачи, статусы и приоритеты собраны в одном месте, команде становится проще держать ритм, а руководству — принимать решения.