Чеки есть, деньги есть, а управляемости нет

Представьте сервис, через который ежедневно проходят тысячи чеков из аптек по всей стране. Данные есть. Пользователи есть. Акции работают. Деньги крутятся.

Но попробуйте в любой момент ответить на простой вопрос:

И вот здесь у многих платформ начинается пауза.

Эта статья – практический кейс фарм-платформы «Чеки из аптеки» и разговор не про «красивые дашборды», а про момент, когда бизнес внезапно понимает:данных стало слишком много, чтобы управлять ими вручную.

«Чеки из аптеки» – кэшбэк-платформа, реализованная в формате мобильного приложения. Пользователь покупает акционные товары в аптеке, сканирует чек и получает кэшбэк.

На стороне бизнеса это означает сразу несколько уровней сложности:

Пока объемы небольшие – хватает Excel. Но в какой-то момент происходит перелом.

Формально данные были:

По факту:

Аналитика строилась на разовых SQL-запросах по дням или максимум по месяцам, что делало работу с длинными периодами и большими объемами данных практически невозможной.

Плановые показатели велись в Excel, фактические данные выгружались из SQL, после чего сопоставлялись вручную через ВПР – без кросс-фильтрации и полноценной исторической аналитики.

Управление начинало напоминать движение по навигатору, который показывает ситуацию несколько километров назад.

Именно в этот момент BI-аналитика перестает быть «модным словом» и становится управленческой необходимостью.

Цели и требования к BI перед стартом проекта. Основная цель – автоматизировать обмен и обработку данных, снизить нагрузку на источники и получить возможность работать с историей данных за год и более.

В рамках проекта были поставлены задачи:

Цель была не в визуализации ради визуализации.

Ключевые задачи выглядели так:

Ключевой запрос формулировался просто:

Ключевая сложность проекта была связана с тем, что исходная база данных клиента изначально не была рассчитана на регулярную отдачу больших объемов информации.

В процессе внедрения потребовалось наращивать мощности на стороне заказчика и дополнительно дробить выгрузки, чтобы не перегружать операционные системы и обеспечить стабильность обмена данными.

В BI-системе были собраны данные:

Данные очистили, нормализовали и выстроили единую модель, которая позволяет:

В результате были реализованы ключевые BI-дашборды:

Ключевые показатели, которые были оцифрованы в BI:

– общее количество продаж (упаковки в чеках);

– сумма начисленного кэшбэка;

– комиссия платформы (продажи по чекам × агентское вознаграждение по акциям);

– совокупный расход (кэшбэк + агентское вознаграждение);

– выполнение плана продаж (план-факт, %);

– уровни кэшбэка (базовый, после презентации, после опроса, ручные начисления);

– количество отсканированных чеков и их недельная динамика;

– среднее количество чеков на одну точку продаж;

– количество уникальных точек продаж и ИНН;

– параметры акций: период, план по упаковкам, бюджет кэшбэка и плановая выручка.

Проект занял около трех-четырех месяцев. По его итогам компания получила рабочие дашборды и многоуровневое хранилище данных, а команда заказчика смогла в дальнейшем самостоятельно дорабатывать отчеты и аналитику на платформе.

В рамках проекта были задействованы следующие модули:

– ETL-слой для интеграции и обработки данных;

– аналитическое хранилище на базе ClickHouse;

– слой визуализации данных с управленческими дашбордами.

– внешние базы данных (PostgreSQL, MySQL и др.);

– Excel и CSV-файлы с плановыми и справочными данными.

Именно здесь BI начинает работать не как отчетность, а как инструмент управления.

Это уровень сложности, при котором управление без системной аналитики становится рискованным.

BI-аналитика сразу подсветила распределение продаж:

Более 45% оборота приходится на два города.

Раньше это ощущалось интуитивно.Теперь стало измеримым фактом, с которым можно работать – от планирования акций до оценки регионального потенциала.

Отдельный эффект дала прозрачность возвратов и затрат:

Ключевое здесь не сами цифры, а возможность анализировать их:

Экономика перестала быть усредненной и стала управляемой.

Раньше:

Теперь:

BI-аналитика начала отвечать не только на вопрос «сколько», но и на:

Это другой уровень управленческого диалога с бизнесом.

Решения стали опираться:

В итоге компания получила работающую BI-систему с набором дашбордов по продажам, кэшбэку, комиссиям и плановым показателям, а также многоуровневое аналитическое хранилище.

Это позволило безопасно анализировать исторические данные без перегрузки операционной базы. Время подготовки отчетов сократилось примерно с двух часов ручных выгрузок и склейки Excel до нескольких кликов в дашборде, что заметно ускорило принятие управленческих решений и повысило прозрачность бизнеса.

Этот кейс хорошо показывает границу возможностей Excel.

Excel подходит:

Но когда появляются:

Excel начинает тормозить управление.

BI в этом кейсе стал языком управления бизнесом, а не просто инструментом отчетности.

После завершения проекта команда заказчика начала самостоятельно дорабатывать отчеты и аналитическую логику на платформе.

Это создало основу для расширения витрин данных, добавления новых метрик и сценариев анализа, а также развития более глубокой продуктовой и финансовой аналитики на базе уже существующего хранилища.

Внедрение BI-аналитики позволило фарм-платформе «Чеки из аптеки»:

Это не история про «красивые графики». Это не история про «внедрили BI и все взлетело». Это история про зрелость бизнеса и момент, когда данные начинают работать на решения.

BI-аналитика – это система, которая объединяет данные из разных источников и позволяет руководству видеть актуальную картину бизнеса и принимать решения на основе фактов, а не интуиции.

Excel перестает справляться, когда бизнес работает с тысячами точек, сотнями тысяч строк данных и сложной экономикой. В этот момент отчеты начинают запаздывать, а ошибки – накапливаться.

BI позволяет:

BI не увеличивает продажи напрямую.Он повышает управляемость бизнеса: помогает быстрее замечать отклонения, находить точки роста и принимать более обоснованные решения.

Сроки зависят от объема данных и зрелости процессов. В кейсе «Чеки из аптеки» первые управленческие дашборды были получены в течение нескольких месяцев.

Подписывайтесь на мой телеграмм канал.