Как построить масштабируемую систему документооборота: опыт «ТехноНИКОЛЬ» и ELMA365
Техническая документация, кадровые процессы, работа в нескольких регионах — такие задачи редко решает «ЭДО из коробки». В «ТехноНИКОЛЬ» выбрали другой подход: создали систему управления контентом на базе ELMA365 Hub и Yandex Cloud, которая масштабируется вместе с бизнесом и помогает управлять документами для тысяч сотрудников.
ELMA365 разрабатывает экосистему low-code-продуктов для автоматизации бизнес-процессов: от электронного документооборота до CRM и клиентского сервиса. Один из продуктов экосистемы — ELMA365 Hub, уникальная технологическая платформа управления контентом, документами и процессами без лишних затрат и IT-рисков.
На базе ELMA365 Hub команда создала для промышленного комплекса «ТехноНИКОЛЬ» решение, которое развернули в облачной инфраструктуре Yandex Cloud: два Kubernetes®-кластера с управляемыми базами данных, резервным копированием в трёх дата-центрах и возможностью быстро масштабироваться. Зачем «ТехноНИКОЛЬ» такая система и как она помогает автоматизировать документооборот, рассказываем в статье.
Система управления информацией, а не просто документооборот
«ТехноНИКОЛЬ» — холдинг из десятков юридических лиц: заводов, управляющей компании и других структур. Ежедневно более 9 тыс. сотрудников работают с документами на 70+ заводах от Белгорода до Хабаровска и в нескольких городах Казахстана и Беларуси.
При разработке решения команде ELMA365 нужно было учитывать:
- Множество требований к хранению и обработке данных: российские, белорусские и казахстанские нормативно-правовые акты, ограничения бизнеса, регуляторов.
- Разные сценарии работы с документами: не все сотрудники пользуются персональными компьютерами. На заводах многие работают с терминалов общего доступа, кто-то взаимодействует с системой со смартфона. Для таких случаев должна быть предусмотрена авторизация через мобильные устройства.
Начали с бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция», который выпускает утеплители и звукоизоляционные материалы на основе каменной ваты.
Ключевое отличие решения — оно изначально проектировалось как комплексная система кадрового электронного документооборота (КЭДО). КЭДО стал источником информации о сотрудниках, структуре подчинения и ролях внутри организации. Поверх этой модели строятся все процессы: например, сквозные механизмы, которые обеспечивают юридическую значимость подписания документов.
Сначала внедрили КЭДО по управлению рабочим временем: в первый контур вошёл учёт работы по графику и сверхурочно, а также контроль выходных, отпусков и отгулов. Затем постепенно добавляли дополнительные контуры: трудоустройство, техническую документацию, приказы и внутреннюю операционно-распорядительную документацию.
Кастомизировать систему пришлось из-за НТД — она не входит в стандартный КЭДО, поэтому готовые решения «ТехноНИКОЛЬ» не подходили.
В «ТехноНИКОЛЬ» бережно относятся к пользовательскому опыту: отслеживают производительность интерфейсов, их удобство и понятность. За три года команда ELMA365 совершила около 30 итераций, чтобы привести систему к текущему виду.
Сегодня система взаимодействия с документами «ТехноНИКОЛЬ» — это:
- единое хранилище данных с актуальной информацией для каждого сотрудника;
- синергия опыта команд всех заводов «ТехноНИКОЛЬ»;
- доверие сотрудников к информации — она всегда актуальная, согласованная и целостная;
- простая оптимизация и стандартизация бизнес-процессов — они прозрачные и аудируемые.
Настройки доступа зависят от роли сотрудника. Роль автоматически актуализируется по данным учётной системы КЭДО.
Два кластера для разных задач — единая система
Для создания решения команде ELMA365 требовались Kubernetes® для оркестрации контейнеров, управляемые базы данных и резервное копирование в трёх дата-центрах, физически расположенных в разных регионах.
Yandex Cloud предоставил все необходимые сервисы:
- Yandex Managed Service for Kubernetes® для управления контейнерами и микросервисами,
- Yandex Managed Service for PostgreSQL для реляционных данных,
- Yandex Managed StoreDoc для документоориентированных данных,
- Yandex Object Storage для хранения файлов и документов,
- Yandex Message Queue — для асинхронной обработки задач,
- Yandex Managed Service for Valkey™ для кеширования и сессий.
На этой инфраструктуре развернули ELMA365 Hub — архитектурный слой, который объединяет несколько сервисов ELMA365 в единое пространство для пользователей и бизнес-процессов.
Обычно enterprise-SaaS разворачивается на одном кластере. Но в проекте «ТехноНИКОЛЬ» архитектура позволила реализовать более гибкий подход — с разделением на два независимых кластера, логически объединённых в единую систему:
- Кластер для КЭДО — с повышенными требованиями к работе с персональными данными.
- Кластер для ЭДО — для организационно-распорядительной документации и коммерческих данных.
Причин у такого подхода несколько:
- Безопасность данных. В КЭДО значительно больше персональных данных, чем в ЭДО, — требуются другие соглашения с сотрудниками и более строгий контроль доступа.
- Разделение финансовой ответственности. Разные бюджеты на кадровый и управленческий документооборот позволяют чётко контролировать затраты.
- Изоляция доступов. Администраторы системы документооборота не имеют доступа к КЭДО.
- Гибкость масштабирования. Каждый кластер можно масштабировать независимо с учётом нагрузки.
Данные между кластерами синхронизируются с помощью внутренних механизмов ELMA365 — это обеспечивает единую экосистему при технологическом разделении.
ELMA365 использует готовые конфигурации для развёртывания SaaS-кластеров в Yandex Cloud. Благодаря этому всего за два дня развернули полноценный enterprise-кластер с отказоустойчивостью, управляемыми сервисами, диагностикой и мониторингом.
Это не первый проект, который мы делаем вместе с Yandex Cloud. При одинаковых ёмкостях c аналогичными предложениями производительность ресурсов платформы выше. А ещё для нас важна отзывчивость сервиса: без этого не получилось бы развернуться. Например, если нам не хватало мощностей в процессе отладки, было легко получить дополнительные.
Масштабирование от минимального кластера до тысяч пользователей
За несколько лет после внедрения число пользователей системы выросло почти в девять раз: с 252 сотрудников в июне 2023 года до 2,7 тыс. в декабре 2025-го. Объём обрабатываемых задач тоже увеличился — с 1,4 тыс. до почти 60 тыс. операций в месяц.
Сегодня все взаимодействия с документами, которые можно перевести в электронный формат, проходят через новую систему. Она работает более чем с 100 видами документов и автоматизирует 75% документооборота бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция».
Из всех видов документов 60% полностью внедрены и используются в работе, 40% дорабатываются.
Планы развития
Решение продолжает развиваться и масштабироваться:
- ELMA365 запускает контур для учебного центра,
- «ТехноНИКОЛЬ» планирует интеграцию с операторами ЭДО,
- планируется подключение ещё четырёх бизнес-сегментов.
Благодаря облачной архитектуре на Yandex Cloud масштабирование происходит плавно: достаточно запросить дополнительные ресурсы, и они станут доступны в течение короткого времени.
Электронный документооборот станет обязательным для всех. Сейчас — самое время начать готовиться к этому. Взаимодействия с внешними контрагентами стоит оцифровать всем. А вот внутренние процессы требуют аудита и анализа. Если вы не можете быстро отследить путь документа внутри компании — это первый симптом того, что вам может требоваться электронный документооборот.
«ТехноНИКОЛЬ» — признанный лидер, достигающий такой производительности труда, которая намного превышает средние цифры по отрасли. 2,7 тыс. сотрудников, которые уже пользуются решением ELMA365, генерируют около 60 тыс. операций ежемесячно. Из них больше половины — процессы подписания документов. Новая система отлично зарекомендовала себя, хотя точки роста ещё остались. Любые процессы, требующие контроля, мы будем оцифровывать.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал и читайте ещё больше историй о компаниях, которые создают и развивают бизнес вместе с Yandex Cloud.
Другие кейсы наших клиентов и партнёров: