Почему методологии управления проектами не приживаются
Внедрили Kanban-метод, чтобы через месяц вернуться к хаосу в телеграм-чатах? Расскажем, что могло пойти не так и как исправить
Ты не плохой проджект, если у тебя не получилось внедрить топовую методологию управления проектами и улучшить рабочие процессы за месяц. Но и Kanban-метод не виноват, если команда не разобралась, что такое WIP-лимиты. Да и Scrum не при чём, если договорённости о регулярных встречах в zoom канули в лету. Если пугает много непонятных слов — спокойно, сейчас во всём разберёмся!
Проблема во ✨в н е д р е н и и✨ и мы готовы к этому разговору. Сегодня обсудим:
Привет, это WEEEK. Мы знаем, каково это — хотеть как лучше, а по итогу получить ещё больший хаос и тотальное разочарование.
В этой статье разберёмся, почему так происходит и что можно сделать, чтобы Scrum, Kanban-метод или любые другие методологии улучшали твои бизнес-процессы и перестали быть массовой головной болью в офисе.
Почему методологии не приживаются
В этой статье мы говорим о гибких подходах, которые основаны на принципах Agile. Собрали для тебя основные причины, из-за которых даже самые эффективные практики управления проектами не работают.
Методология не подходит под твои бизнес-процессы
Универсального решения нет и не будет. Если ты пытаешься внедрить Kanban-метод, потому что в сообществе проджектов говорят, что это самый рабочий способ сделать максимум задач без выгорания, то мы спешим сказать тебе: «Есть нюанс».
Классический Kanban-метод подходит не всем: перетягивание карточек может оказаться бесполезным занятием и усугубить положение дел в разработке, где важны дисциплина, максимальная вовлечённость в процесс и итерации.
Нет чёткого понимания: «А зачем нам это всё надо»
Некоторые задачи можно быстро решить в чате, не засоряя таск-менеджер. Тем, что сложнее «Заменить бумагу в принтере», нужно уметь грамотно управлять.
Мы часто рассказываем о тонкостях разных методологий в блоге и почти каждая требует «перестройки мозгов». Начиная с осознания, чем конкретный метод может помочь, заканчивая тем, как нужно работать, чтобы достичь результатов.
Это нужно донести команде, иначе никто так и не поймёт, зачем нужен дейлик, если внедряешь Scrum.
Методология расписана в презентации, но не привязана к работе
Можно оформить базу знаний так, что и пятилетний ребёнок поймёт, зачем работать по Kanban-методу. Но какой в этом толк, если на практике вместо сбора обратной связи и контроля внедрения ты пускаешь всё на самотек, надеясь, что команда и так со всем разберётся? Так не работает.
Написать на бумаге — это полбеды, куда сложнее адаптировать методологию под бизнес-процессы. В идеале должен быть ответственный, который проконтролирует внедрение и направит команду в нужное русло.
Нет среды, в которой методология будет работать
Первое: если рабочее пространство команды ограничивается чатом в телеграме, то улучшить рабочие процессы с помощью методологии у тебя не получится. Для этого и придумали таск-менеджеры, которые заточены под управленческие практики.
Именно поэтому в WEEEK ты можешь ставить задачи списком, если работаешь по каскадной модели, использовать Kanban-доски, чтобы управлять потоковым производством и отслеживать критический путь проекта с помощью диаграммы Ганта.
Второе: тебе будет трудно внедрить Kanban-метод, если команда привыкла видеть задачи списком и не понимает, зачем нужны доски и WIP-лимиты. Договорённости о том, как нужно работать, решают всё. Если их нет, то есть риск откатиться к прежнему режиму.
Сопротивление новому
Перестроить полностью процесс работы — стресс для команды, даже если среди сотрудников одни профи. Сопротивление нужно преодолеть хотя бы для того, чтобы не тратить впустую время и деньги на внедрение методологии.
На практике процесс адаптации к новым рабочим процессам, по данным некоторых исследований, занимает от трёх до шести месяцев и требует ангельского терпения.
Как встроить методологию в повседневную работу
Мы уже рассказали, что таск-менеджеры созданы для того, чтобы внедрение топовых практик было не таким болезненным. Сервисы уже содержат все необходимые инструменты, которые помогут визуализировать процесс работы, отслеживать результат и производительность команды.
Объясняем, с чего начать работу, чтобы преодолеть сопротивление и ускорить процесс адаптации команды:
- Навести порядок в задачах — это главная единица в управлении проектами. Сначала продумываешь структуру, потом заносишь в таск-менеджер, проставляешь дедлайн, ответственного, теги, приоритеты и прописываешь понятное описание задачи
- Визуализировать процесс — выбирай, как тебе удобнее отслеживать статусы задач. Можно использовать списки или kanban-доски, в зависимости от того, какую методологию внедряешь
- Настрой метрики и улучшай производительность. В таск-менеджере ты можешь следить за загруженностью команды и строить графики, чтобы понимать, как идут дела по проекту и выявлять узкие места
Идеальная схема: доносишь важность конкретной методологии до команды → подключаешь таск-менеджер → коллеги применяют правила на практике, а значит, быстрее адаптируются.
С чего реально начинать обучение команды
Залог успешного внедрения любой методологии управления проектами — договорённость с командой. Ниже — простые вещи, которые мы предлагаем тебе сделать на старте:
- Договориться о том, как появляются задачи. Лучше назначить ответственного в команде, который будет контролировать процесс
- Определить единый стиль постановки задач: название — глагол + существительное, подробное описание, подзадачи (если нужны), приоритеты, дедлайны и теги
- Ввести понятные статусы в задачах — это хорошо проиллюстрировано в Kanban-методе, где нет ничего лишнего кроме: «Сделать — в работе — готово». Ты можешь адаптировать эту систему под себя, лишь бы не запутаться. Чем проще, тем лучше
- Ограничить хаос и ввести системность в работу. Именно поэтому не рекомендуют ставить задачи в чатах, потому что что-то обязательно потеряется. Лучше определиться с таск-менеджером, в котором работаете, и договориться, что все рабочие вопросы решаются именно там. Таким образом команда не будет тратить время на скроллинг рабочего чата, чтобы найти ТЗ
Типичные ошибки
«Не», которые помогут тебе и команде прогрессировать в освоении методологии и уберегут нервную систему от перегруза.
- Не внедряй всё сразу, иначе откат к привычным процессам не заставит себя долго ждать. Нужно постепенно приучать команду работать по-другому и ставить цели. Например: в первую неделю понять, как работает методология и в чём её суть, ознакомиться с правилами, а затем пройти тест (не на оценку). Далее — научиться правильно использовать инструменты и так далее
- Не копируй чужие процессы — если кому-то помогает Kanban-метод, то это не значит, что для тебя это рабочий вариант. К выбору методологии нужно относиться с умом и анализировать не только её достоинства, но и недостатки
- Не пренебрегай обратной связью — она нужна на первых этапах внедрения, когда мало понимания, как всё должно работать. Если игнорировать вопросы, то команда постепенно может начать работать по-старому, потому что так привычнее
- Не внедряй методологию ради галочки — распространено в Kanban-методе. Например, команда называет колонки как попало, а не как положено. Воспринимают доски не как часть проекта, а как задачи конкретного сотрудника. В таком случае система не будет выполнять свои функции и приносить тот результат, который ты ожидаешь
Подытожим: идеальной и подходящей для всех методологии не существует. Прежде чем начать внедрять топовые практики, нужно их сначала изучить и понять, насколько они встроятся в бизнес-процессы и смогут ли помочь в достижении целей.