Дорога пяти подписей: как офисная бюрократия убивает скорость, инициативу и здравый смысл.
В любой растущей компании наступает момент, когда процессы начинают жить собственной жизнью. И то, что раньше решалось за пять минут в курилках, теперь требует созвона, заполнения формы в CRM, согласования с юристом, финдиректором и руководителем смежного отдела, который в отпуске. А потом выясняется, что нужна ещё и подпись того самого начальника Семёна Валерьевича, который уволился месяц назад, а кто вместо него может подписать - никто не в курсе.
Опять же, бюрократия приходит не как враг, а как некая субстанция под видом порядка и создания системы процессов, которая обеспечит порядок в бизнесе. И в какой-то момент компания превращается в лабиринт согласований, где пройти от идеи до её реализации сложнее, чем получить шенгенскую визу в высокий сезон. Добавьте к этому ещё личные взаимоотношения между сотрудниками, пиетет и иерархию в коллективе. И получается просто адовая смесь: ну из серии, новенький из отдела маркетинга должен согласовать с финдиром покупку какой-то услуги, вроде бы пишет “официальное письмо”, а финдир плевать хотел на это и просто игнорит. И что должен делать маркетолог? А сколько ещё таких примеров - не счесть. Так или иначе мы все с этим сталкиваемся.
Мне ещё чертовски нравится вот эта политика компаний, которая “приветствует инициативу”. И вот какой-то чувак придумал отличную идею, которая принесёт деньги компании, бежит радостный её воплощать. И тут выясняется, что нужно согласовать с руководителем. Ну ок, бежит согласовывать. На что руководитель говорит, что нужно согласовать идею со смежниками, чтобы они точно не были против. Собирайте, мол, встречу. Встреча, на ней смежники говорят, что идея-то неплохая, разумная, но нужно заключение от юриста. При этом юрист загружен на две недели вперёд очень важными делами (ну как обычно все юристы загружены). Прошло две недели и чуваку повезло - юрист не стал препятствовать и всё согласовал, но… Теперь нужно зайти к финдиректору. А он говорит, что мы такое в бюджет не закладывали, давайте сделаем в следующем квартале или полугодии. А может и в следующем году. Спустя срок идея становится неактуальной, рынок уехал вперёд, а конкуренты даже реализовали похожую идею, которая у них реально сработала и принесла деньги. Получается, что бюрократия победила бизнес.
Наверное, многие задавались вопросом: “а какого, собственно, это происходит?”. Давайте поразмышляем. Кстати, не стесняйтесь писать свои варианты в комментах, а я поделюсь своими мыслями. Начну со страха ответственности. Ну, вроде бы решение согласовано с пятью сотрудниками, виноватых нет, а если идея не стартанёт, то всегда можно свалить это на коллективную ответственность. Хотя выходит, что такое согласование становится не фильтром качества, а коллективной индульгенцией. Зато для боссов создаётся иллюзия контроля, им кажется, что чем больше этапов согласования, тем меньше ошибок. Ха-ха-ха, подержите моё пиво. На самом деле ошибок становится меньше, но исчезает вообще всё: скорость, гибкость, креативность, да и желание вообще что-либо предлагать/генерировать.
Ещё мне кажется, что бюрократия круто накачивает ЧСВ некоторых сотрудников, потому что возникает борьба за влияние. Отдел, который может затормозить любой проект, приобретает вес, а бюрократия реально становится инструментом внутренней политики.
Но самое плохое при этом - это фраза “так исторически сложилось”, когда кто-то что-то когда-то ввёл правило, а теперь оно живёт своей жизнью, даже если давным-давно никому не нужно. Ну, а на пересмотр регламентов времени вечно не хватает.
Как я выше написал, по итогу помирает инициативность, ибо зачем предлагать идеи, если их реализация требует героических усилий по пробиванию стен? Легче сидеть тихо и делать ровно то, что написано в должностной инструкции. Талантливые люди уходят, профессионалы, привыкшие решать задачи, не могут существовать в системе, где любой чих нужно утверждать. Они идут туда, где скорость реакции соответствует рыночной. При этом компания проигрывает конкурентам, пока вы согласовываете, стартапы без единого регламента уже заняли вашу нишу. Скорость сегодня, наверное, главное конкурентное преимущество. А скорость и бюрократия несовместимы.
По хорошему раз в полгода нужно проводить аудит регламентов и убирать всё, что тормозит процессы, а бюрократию свести к двум согласованиям - согласование с тем, кто принимает решения и тем, кто отвечает за ресурсы компании. Разрешите сотрудникам принимать решения без согласования, даже если они иногда ошибаются. Стоимость ошибки часто ниже стоимости упущенного времени и убитой инициативы.
Нужно помнить и об обходных путях, потому что в любой системе есть люди, которые умеют договариваться напрямую, минуя формальные процедуры. Найдите их и станьте одним из них сами. И чем качественнее вы проработали вопрос, тем меньше у согласующих поводов придираться и отправлять на доработку. А если какое-то согласование явно бессмысленно, собирайте статистику, сколько времени оно отнимает, и выносите на уровень, где это можно изменить.
По сути своей бюрократия - это система, в которой процесс важнее результата, а компания, которая приболела этим недугом, постепенно перестаёт замечать, что рынок живёт в другом темпе. Она тратит энергию на внутренние согласования вместо внешней экспансии. И однажды обнаруживает, что клиенты ушли туда, где решения принимаются быстрее, чем заваривается чай. И если вы можете ответить на вопрос, как этот бюрократический процесс помогает сделать продукт лучше и быстрее, тогда процесс рабочий и его не надо убирать, а если не можете - сами понимаете, что нужно с ним сделать. Бизнес же не про порядок и перфекционизм, а про результат, который не будет ждать, пока кто-то там соберёт у кого-то пять подписей.
А вы сталкиваетесь с бюрократией на работе? Делитесь в комментах, а я крепко обнимаю каждого подписчика - нас уже 67 человек! 🌝
Осталось 9933 человека до регистрации блога в РКН 🙄
Бонус: не надо подписываться ни на какой Телеграм)