Как построить процесс управления проектом: первый шаг

Эта статья предназначена для руководителей и менеджеров, которые хотят построить здоровый процесс постановки и выполнения задач в командах без необходимости долго и мучительно осваивать сложную систему управления проектами.

В первой части разберем основы - как быстро начать, быстро привыкнуть и быстро начать получать пользу.

Несмотря на обилие разнообразных решений, большинство команд занимается обработкой возникающих задач в хаотичном режиме «разговорного менеджмента» - когда задачи возникают и обсуждаются на встречах, созвонах и в переписке.

Такая модель ведет к распространенным проблемам:

Все это неизбежно приводит к повышенной потребности в дополнительных обсуждениях, которые занимают время и отвлекают от, собственно, работы. Менеджеры многих крупных компаний до 50% рабочего времени проводят на звонках. Это крайне много и попросту дорого.

Использование простейшего инструмента учета задач позволяет существенно сократить время на бизнес-коммуникацию, повысить эффективность команды и, главное, снизить уровень стресса участников команды.

Представим себе типичную ситуацию: есть команда, у неё есть совместные рабочий чат. Процесс постановки и решения задачи, обычно, выглядит так:

Казалось бы, почему бы не переписываться лично? Потому что важно, чтобы вся рабочая коммуникация была «на виду» (чтобы потом «ее можно было поднять»). Поэтому даже разбиение общего чата на категории не спасает от того, что другие сотрудники, не имеющие отношения к этой коммуникации, все равно вынуждены ее читать в реальном времени, отвлекаясь от работы.

В описанном примере 6 человек потратили по 30 секунд на переписку, которая их не касается. Это суммарно 3 минуты рабочего времени. Немного, но если таких ситуаций в день 10 штук, то это уже полчаса в день или около 10 часов в месяц.

И это не говоря уже о сопутствующих проблемах вроде того, что люди отключают нотификации, не заходят в чат, пропускают задачи и забывают о них. По моим, осторожным, оценкам маленьким-то компаниям такая модель обходится в десятки тысяч рублей в месяц, а про крупные вообще страшно думать.

Сравним тот же самый сценарий с использованием системы управления проектами:

Прелесть этого процесса в том, что остальные 6 человек знать не знают о происходящем и спокойно занимаются своими делами. Но коммуникация зафиксирована, а руководитель всегда может посмотреть кто что делает без необходимости читать полотна переписок.

Таким образом, чат используется для решения срочных вопросов, а большая часть работы ведется за кулисами. Меньше потребности для синков и поднятия канувших в лету задач. Экономит десятки человеко-часов в месяц и деньги.

Процесс внедрения использования системы Управления Проектами многим не из мира IT может показаться сложным и страшным, потому что большинство решений - монструозные комбайны, предоставляющие большое количество функций.

Поэтому чтобы было не страшно, важно понимать, что для наведения порядка много не нужно. Достаточно следующих функций:

Все остальные возможности на первом этапе можно проигнорировать. Основная задача - сформировать привычку пользоваться инструментом. А лучший способ для этого - начинать с малого, как и в личном планировании (подробнее о формировании привычки планирования можно прочитать здесь).

Наш Хаос-контроль для Команд создан именно для того, чтобы быстро и просто выстроить описанный процесс.

Скачайте Хаос-контроль, создайте командное Рабочее Пространство (РП) и добавьте в него людей:

Процесс создания РП прост и интуитивен, а участники могут присоединиться к РП как в мобильном приложении, так и на ПК через приложение для Windows/Mac или веб-версию.

Чтобы создать задачу достаточно просто ввести ее название, описание, опционально назначить срок выполнения и выбрать ответственного:

После сохранения задачи исполнителю придет оповещение о ней:

Исполнитель выполняет задачу, ставит ей отметку «Решено», а автор задачи и администраторы пространства получают аналогичное оповещение об изменении статуса задачи.

Далее самый важный момент: автор задачи или админ проверяет выполнение задачи и ставит ей статус «Закрыто». Если нужно что-то доделать, возвращает ее в активную. Исполнитель получает соответствущее оповещение.

Этот процесс изменения статуса задачи Активна → Решена → Закрыта обеспечивает простой механизм контроля и подтверждения выполнения, в котором:

Железобетонно просто, экономит массу времени и снижает потребность разводить разговоры в чатах или на созвонах.

Повторюсь, что на первых этапах важно концентрироваться на внедрению в практику простого процесса:

Остальные инструменты планирования добавляют лишь небольшую пользу на фоне радикального повышения эффективности от перевода задач из мессенджеров и ненадежной памяти сотрудников в таск-трекер.

Простейший способ внедрить эту практику - использовать Рабочие Пространства Хаос-контроля.

Чем проще изменение процесса - тем быстрее к нему все привыкнут.

Рекомендую ознакомиться с возможностями командной работы в Хаос-контроле, создать Рабочее Пространство и начать все новые возникающие задачи ставить людям в нем.

Для углубления в принципы самоорганизации и организации работы в команде рекомендую курс «Метод Хаос-контроля 2026» - в нем собраны лучшие практики планирования, которые работают в современных условиях высокой загрузки и неопределенности.

Дмитрий Тарасов,
основатель Хаос-контроля

P.S. Подписывайтесь на мой канал об организации системной работы.