Бюджетирование гибкого персонала: как планировать расходы, когда штат «плавающий»

Расходы для бизнеса – самая неприятная часть его функционирования. И для того чтобы снизить расходы на привлечение временного персонала, мы предлагаем вам использовать четыре инструмента, которые помогут вам эффективно распоряжаться финансами, не жертвуя при этом качеством обслуживания.

Когда вы задумываетесь о поиске временного персонала и привлечении его в свою команду, то всегда необходимо основываться на сезонности и текущей загруженности штата, а также на ретроспективном анализе загрузки прошлых лет. Сезонность в этом случае играет важную роль, так как в зависимости от того, в каких окружающих условиях начинается поиск временного исполнителя, будет зависеть стоимость подбора временного исполнителя и его непосредственный выход.

Если сезон «спокойный» (обычно это летние месяцы или межсезонье, когда нет никаких праздников и нагрузка относительно линейна), то в это время стоит заниматься поиском временного персонала только на основе текущей загруженности штата. Например, если ваша торговая сеть решает обновить ассортимент или запустить новую продукцию, то однозначно вам потребуется усиление штата на складе и в торговом зале для того, чтобы своевременно обновить товары и принять поставку. Для этого вы можете привлечь определенное количество временных исполнителей: например, пять складских ассистентов на склад и три ассистента торгового зала непосредственно в магазин. Это поможет вам эффективно распределить нагрузку между штатными сотрудниками и временными исполнителями и вдвое ускорить процесс обработки новой поставки.

Если сезон включает в себя глобальные и масштабные распродажи, такие как «чёрная пятница», 11.11, «киберпонедельник» или ажиотаж перед 1 сентября, гендерными праздниками или тем более перед новогодними, то в этом случае необходимо позаботиться о привлечении временного исполнителя как минимум за месяц. Так вы обеспечите себе не только выгодное привлечение временного персонала, но и интерес со стороны самих исполнителей, так как те выбирают смены заранее и, соответственно, сравнивают условия, зная, что, например, в декабре, в какой бы день те ни запланировали свой выход, он априори будет выгодным.

Поэтому всегда необходимо подстраиваться под сезонность вашего поиска и из него уже выстраивать дальнейшую стратегию для привлечения временного персонала. Эта стратегия должна быть также рассчитана на ретроспективном анализе загрузки вашего бренда, торговой точки или магазина по сравнению с прошлым годом. Ведь, согласитесь, будет нецелесообразно заранее усилить штат на десять новых исполнителей, в то время как в прошлом году в это же время у вас не было сверхнагрузки, для которой бы требовалось такое значительное увеличение штата.

Ретроспективный анализ помогает оценить и спланировать грамотные стратегические действия для оптимизации штата. Например, если посредством ретроспективного анализа выяснится, что в прошлом году в октябре у вас была низкая загруженность на кассах или в целом была низкая проходимость, то (если за это время сеть не масштабировалась или ее нагрузка оставалась на примерно одной и той же линии без резких пиков на кривой продаж) логично будет усилить штат лишь на одного или двух временных исполнителей, не перегружая его.

Однако если, например, посредством ретроспективного анализа отслеживается, что в октябре 2024 года у вас была низкая проходимость, а уже в сентябре 2025 команда едва ли справляется с пиком нагрузки, то есть все основания для привлечения большего количества исполнителей, чтобы обеспечить высокий уровень SLA и NPS.

Конкурентный анализ будет вам на руку в любом случае, так как вы, оценивая ставки и условия конкурентов, можете предложить повышенную оплату выхода или более выгодные условия, на которые откликнется временный исполнитель быстрее, и тем самым обеспечит вам оперативное закрытие вашей заявки на его привлечение. Чтобы самостоятельно проводить анализ конкурентов, необходимо на сайтах-агрегаторах вакансий отслеживать время от времени ставки, которые указывают конкуренты за выход на подработку, и оценивать, насколько вы готовы в процентном отношении поднять собственную. Признаем честно, что даже повышение ставки на 20% играет огромную роль в итоговом выборе временного исполнителя, и тот будет готов потратить на дорогу больше времени, зная, что получит ставку выше, чем если выйдет в магазин у дома по ставке средних значений.

Также анализ конкурентов помогает выявить какие-то определенные бонусы или системы поощрения, которые вы также можете внедрить для временного персонала, обеспечив будущую лояльность исполнителей и их потенциальный повторный выход к вам.

Да, как бы цинично это ни звучало, но если у вас нет денег для обслуживания текущих потребностей бизнеса, то вряд ли стоит привлекать ещё и дополнительный персонал, который вы едва ли потянете без значительных убытков. Анализ собственных возможностей помогает оценить бюджет, локацию выхода и позиции для привлечения, каждая из которых влияет на ваш бюджет и непосредственно на скорость отклика временного персонала. И если оценка бюджета – это всего лишь объективный подход к текущему уровню средств компании, то оценка локации и позиций для привлечения имеет бóльший вес для успешности подбора временного персонала.

Всё дело в том, что если, например, ваш склад или магазин находится в значительной удалённости от автобусных остановок или метро, то тем дольше будет происходить поиск временного персонала (особенно при отсутствии трансферов), так как в первую очередь исполнители ценят доступность подработки. И несмотря на то что в прошлом пункте мы сказали, что за повышенную ставку исполнитель будет готов проехать большее расстояние, стоит учитывать, что эта готовность распространяется в пределах городской черты (то есть, например, на две-три станции метро дальше), нежели на выезд за её пределы. Поэтому стоит учитывать собственные локации размещения точек выхода и, если это возможно, организовать трансфер или маршрутное такси до точки выхода. Это значительно повысит лояльность временных исполнителей, знающих, что проезд до места подработки им обеспечивает заказчик, что сильно влияет на ощущение психологического комфорта от временной занятости.

Также стоит обращать внимание и на позиции, на которые вы пытаетесь привлечь временный персонал, так как не все позиции одинаково популярны для выбора. Если на роль ассистента торгового зала временный исполнитель находится буквально в течение получаса (так как задачи данного функционала, обязанности и в целом роль ассистента торгового зала понятны, не требуют узких навыков и доступны для каждого без опыта в ритейле), то какие-либо узкие позиции, связанные с определенными узкими навыками, будут иметь продолжительное время поиска. Так как не каждый будет готов брать на себя ответственность за итоговый результат на подработке, особенно если вы указываете необходимость предварительного опыта, так как для поиска таких исполнителей требуются значительные временные и финансовые затраты.

Четвёртый инструмент, который обеспечивает грамотное бюджетирование, – это платформы для поиска временного персонала. Мы предлагаем вам обратить внимание на платформу для поиска временного персонала «Моя смена», которая обеспечивает не только ретроспективный анализ вашей загруженности и предложение на его основе подходящих именно вашему бизнесу решений для масштабирования команды за счёт временных исполнителей, но также обеспечивает анализ и достижение процентного уровня и роста SLA, необходимого для NPS любого бизнеса, в оговоренные и реальные для этого сроки.

Платформа также обеспечивает выход либо исполнителей с наличием опыта в торговых сетях (что значительно повышает уровень ответственности и понимания собственных обязанностей временного исполнителя, что, в свою очередь, вызывает доверие и бóльший психологический вес выхода такого исполнителя для компании), либо предлагает внутреннее обучение для исполнителей за счёт пошаговых методических материалов, чтобы временный исполнитель без опыта был подготовлен к своим будущим задачам.

К тому же, привлекая временного исполнителя через платформу «Моя смена», вы делаете выбор в пользу сокращения налоговой нагрузки за счёт выхода самозанятых исполнителей, которые самостоятельно уплачивают налог с полученной выплаты за подработку, а ваши отношения с ними закреплены договором ГПХ, без необходимости сложных процедур оформления. И уже только лишь за счёт этого условия поиска временного персонала вы экономите две трети бюджета на привлечение.

Эффективное бюджетирование гибкого персонала – это не просто распределение денежных средств, а сложный процесс синхронизации внутренних ресурсов компании с динамикой рынка. Использование гибкого штата требует от бизнеса перехода от статичного планирования к предиктивной модели, когда минимизация издержек достигается за счет снижения «цены ошибки» при подборе. Грамотное планирование расходов на «плавающий» штат возможно только при балансе между математическим расчетом прошлых периодов и гибким реагированием на текущие рыночные триггеры, что позволяет бизнесу сохранять высокую адаптивность, трансформируя расходы на персонал из статьи убытков в эффективную модель финансовой устойчивости.