Как сократить расходы на 15%, используя гибридную команду

С наступлением нового года у любого бизнеса повышаются налоговые ставки и сопутствующие издержки. Для того чтобы эффективно оптимизировать бюджет, не теряя при этом в качестве обслуживания и выполнения услуг, мы предлагаем вам воспользоваться тремя стратегиями гибридного стаффинга.

Гибридный стаффинг – это привлечение внешнего персонала для выполнения точечных или кратковременных задач, которые не требуют официального трудоустройства в штат, а отношения оформляются путём заключения договора гражданско-правового характера (ГПХ) на возмездное оказание услуг с исполнителем в статусе самозанятого.

Платформенная занятость сегодня представлена несколькими ведущими сервисами для подбора временного персонала в популярных нишах. Один из таких ресурсов – платформа для поиска временных исполнителей в ритейле «Моя смена». Сегодня на примере нашего сервиса мы покажем, как привлечь временных исполнителей при помощи трёх стратегий, не увеличивая численность команды и не снижая уровень SLA.

Данная тактика заключается в том, что вы привлекаете временного исполнителя для выполнения одной или двух смежных задач на ограниченный период. Под «периодом» может подразумеваться как выход человека на несколько дней в неделю, так и занятость в течение всего пары часов.

На нашей платформе доступен поиск временных исполнителей с минимальной длительностью выхода от четырёх часов. Это значит, что вы можете оставить заявку на подбор помощника, например, для приёмки и разгрузки новой поставки или проведения инвентаризации именно в те часы, когда нагрузка на вашу основную команду особенно высока. Такой подход помогает избежать избыточных трат на подбор, так как поиском и проверкой временных исполнителей занимается сама платформа – вы лишь оставляете запрос, указывая необходимое количество людей и функционал, на который их стоит найти.

Если рассматривать пример с разгрузкой: вы можете оставить на платформе заявку на поиск двух самозанятых для оказания погрузочно-разгрузочных услуг и одного складского ассистента для маршрутизации пришедших грузов. При такой схеме вы сокращаете бюджет на привлечение, а также избавляетесь от гипотетических расходов, возникающих при оформлении в штат, так как самозанятые исполнители самостоятельно уплачивают налог в размере 6% от каждой выплаты в приложении «Мой налог», а значит, бюрократическая нагрузка на вас становится практически нулевой.

Важно отметить, что стратегия «Осторожный стратег» идеально подходит для тестирования гипотез по оптимизации торгового пространства, когда вам необходимо провести внеплановую перестановку оборудования или смену сезонной экспозиции, не отвлекая штатных сотрудников от их главной задачи – коммуникации с покупателем. Привлекая самозанятых на такие задачи, вы фактически освобождаете команду от дополнительной нагрузки, позволяя им эффективно осуществлять реализацию товара на кассе или в зале вместо того, чтобы заниматься приёмкой на складе или выкладкой в отделах, что, безусловно, повышает общую эффективность точки и средний чек.

Эта стратегия подразумевает планирование выходов временных исполнителей на месяц-два вперед. На основе ретроспективного анализа аналогичных периодов прошлого года экспертами нашей платформы для поиска временного персонала «Моя смена» определяется, в какие дни магазин столкнулся со значительным наплывом клиентов, чтобы спрогнозировать нагрузку в текущем, скорректировав её под текущие условия точки. В рамках этого анализа вы также вместе с нашими экспертами подбираете необходимое количество временного персонала для покрытия текущего уровня SLA или его повышения, а также определяете наиболее подходящие ставки. Последнее помогает эффективнее прогнозировать будущие расходы и понять, для каких функционалов ставки стоит повысить, чтобы гарантированно обеспечить точку откликами, а какие задачи являются второстепенными. Для успешной реализации этой стратегии нами применяется методика «тепловых карт загрузки», которая позволяет накладывать график поставок товара и исторические данные о трафике, выявляя так называемые «серые зоны» – периоды, когда команда физически не способна обеспечить качественный сервис и требуется внешняя помощь.

Например, стремительно приближается 23 февраля, а значит, все торговые сети будут погружены в праздничную суматоху и обновление ассортимента. А это значит, что вам точно понадобятся ассистент торгового зала, помощник в зону КСО и, конечно же, сборщик заказов на склад. Чтобы определить приоритетность позиций, стоит взглянуть на направленность продукции:

Секрет успеха стратегии «Разумного эксперта» заключается не просто в закрытии смен, а в формировании пула лояльных временных исполнителей, которые, регулярно выходя на одну и ту же точку через платформу, со временем начинают ориентироваться в планограммах и логистике склада, при этом оставаясь гибким ресурсом без дополнительных расходов. Создавая такой «внешний кадровый резерв», вы получаете эффект синергии, когда знакомые с вашими процессами самозанятые требуют ноль времени на адаптацию, но при этом вы платите им только за часы подработки, а не за полный день.

А если вы ищете максимальную оптимизацию бюджета и численности команды, то предлагаем лайфхак с привлечением временных исполнителей – ночные смены: вы можете приглашать ассистентов торговых залов для выкладки перед праздничными днями в ночные часы, чтобы уже утром встретить утренний трафик с идеально заполненными полками, не создавая помех покупателям тележками и паллетами в часы работы магазина.

Стратегия подразумевает выход временного исполнителя непосредственно в день размещения заявки, что позволяет быстро закрыть возникший кадровый дефицит. Например, если у штатного сотрудника произошёл форс-мажор или несчастный случай (скажем, человек поскользнулся на льду и получил травму по пути на работу), образуется «кадровая лакуна», которую необходимо восполнить оперативно, особенно если нет возможности быстро найти замену среди коллег. Ведь чем дольше участок остается без контроля, тем быстрее создается ситуация «бутылочного горлышка»: задачи поступают, а выполнять их некому. Экстренный «вызов» обеспечивает быстрый доступ к мобильным резервам платформы, помогая избежать кратковременного кризиса в работе магазина.

Следует учитывать, что использование экстренного «вызова» является не просто способом преодолеть кризис численности команды, но и мощным инструментом снижения уровня стресса в основном коллективе, поскольку понимание того, что компания готова оперативно предоставить помощь, предотвращает профессиональное выгорание штатных сотрудников, зная, что им не придётся работать «за себя и за того парня». Стратегическая ценность этого подхода заключается в сохранении ресурса вашей ключевой команды, так как стоимость замены выгоревшего линейного сотрудника, включая поиск, оформление и обучение, всегда будет кратно выше, чем оплата нескольких часов смены привлеченного через платформу временного персонала.

Вне зависимости от выбранной стратегии, гибкий стаффинг помогает компаниям в разных нишах сокращать расходы на обучение и непосредственные рекрутинговые затраты (собеседования, разбор откликов и прочее). Это работает как при точечной замене, так и при распределении специфических задач. Гибридная модель трансформирует CAPEX в переменные OPEX, что делает финансовую модель бизнеса более устойчивой к сезонным колебаниям спроса.

Более того, постоянная ротация временных исполнителей позволяет свежим взглядом оценить привычные процессы в компании: зачастую именно временные исполнители, имеющие разноплановый опыт и насмотренность, могут подсказать неочевидные решения по оптимизации и обновлению процессов.