Проект автоматизации бизнеса: краткий обзор
Почему автоматизация — это не внедрение системы, а проект изменений? Как выглядит полный цикл проекта автоматизации? Какие задачи решаются на каждом этапе?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко:
- 3,5 года в IT: разработчик → аналитик → project/product manager
- 6+ лет опыта и ≈ 20 проектов по автоматизации бизнес-процессов, корпоративной трансформации и развитию B2B продуктов
- сейчас в Точка Банке развиваю сервис Транспортный ЭДО (электронные перевозочные документы)
- фокус — системное управление продуктом и командой через гибрид фреймворков BSC и OKR
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес — там рассказываю, как системно управлять IT-бизнесом и личной жизнью.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Всем привет! Открываю в блоге новый цикл статей Проект автоматизации бизнеса — в нем разберу полный жизненный цикл проекта автоматизации бизнес-процессов: от появления идеи до стабильной работы системы.
Многие считают автоматизацию всего лишь внедрением программы. Это ошибочное представление. На практике автоматизация — это комплексный проект изменений, который затрагивает процессы, сотрудников и управленческие подходы.
В статьях цикла (планирую выпустить 11 статей, включая эту) я разберу:
- типичные ошибки, из-за которых проекты проваливаются;
- ключевые этапы проекта;
- задачи и результаты каждого этапа;
- рекомендации по управлению такими проектами.
Первая статья — краткий обзор проекта автоматизации бизнеса.
3 факта о проекте автоматизации:
- Проект автоматизации — это частный случай проекта внедрения изменений: бизнес может улучшать процессы без информационных систем — за счет изменения регламентов, ролей и логики работы, и часто это быстрее и дешевле.
- Автоматизация оправдана, когда процессы уже определены, требуют масштабирования, снижения ручного труда и прозрачности на уровне данных.
- Проект автоматизации бизнеса — это проект изменений бизнес-процессов, в котором информационная система выступает инструментом реализации изменений.
В рамках проекта происходит не только внедрение системы, но и пересборка процессов:
- устраняются лишние операции;
- перераспределяются роли сотрудников;
- меняются правила работы и контроля;
- формируется единая структура данных.
Меняется не только технология, но и работа людей: сотрудники переходят на новые способы выполнения задач, руководители — на новые подходы к контролю и принятию решений. Если этими изменениями не управлять, возникает сопротивление и проект начинает буксовать независимо от качества системы.
Поэтому не всегда целесообразно автоматизировать все процессы сразу. В зависимости от масштаба проекта возможны разные подходы: если процессов немного, систему можно запускать сразу целиком; если их много — проект реализуется итерационно, начиная с 1–2 ключевых процессов с последующим масштабированием.
Подробнее об этапах проектах — далее.
1. Инициация
Цель — принять обоснованное решение о запуске проекта автоматизации.
Основные задачи:
- назначить руководителя проекта;
- сформулировать бизнес-проблему;
- определить цели и ожидаемый эффект (влияние на бизнес-результаты);
- определить границы проекта (процессы, подразделения, технологии);
- оценить ресурсы, сроки и бюджет.
Результат — принятое решение о запуске проекта и зафиксированные цели.
2. Обследование
Цель — понять, как реально работает бизнес, и выявить проблемные зоны.
Основные задачи:
- собрать и проанализировать информацию о текущих бизнес-процессах из разных источников: интервью с владельцами и ключевыми участниками процессов, используемые системы и данные, нормативные документы;
- описать текущие бизнес-процессы (as-is) в виде схем и таблиц;
- выявить узкие места и потери;
- зафиксировать бизнес- и пользовательские требования к будущей системе.
Результат — описание текущих процессов и перечень требований.
3. Проектирование
Цель — сформировать целевую модель процессов и системы.
Основные задачи:
- описать, как должны работать процессы после автоматизации (to-be), в виде схем и таблиц;
- сформировать функциональные и нефункциональные требования к системе;
- спроектировать архитектуру системы (компоненты, интеграции);
- выбрать технологию и платформу реализации;
- подготовить техническое задание (ТЗ).
Результат — целевая модель процессов, архитектура системы и ТЗ.
4. Реализация
Цель — реализовать спроектированное решение и подготовить систему к запуску.
Основные задачи:
- реализовать функциональность системы в соответствии с ТЗ;
- настроить систему и бизнес-логику;
- реализовать интеграции с внешними системами;
- выполнить миграцию данных;
- провести тестирование и устранить выявленные дефекты.
Результат — рабочая версия системы, готовая к запуску.
5. Подготовка к пилотному запуску
Цель — подготовить бизнес и систему к эксплуатации.
Основные задачи:
- разработать пользовательские инструкции (текст/видео);
- разработать регламенты обновленных процессов;
- подготовить тестовые сценарии и определить контур пилотного запуска (процессы, подразделения, сотрудники);
- настроить права доступа и ИТ-инфраструктуру;
- обучить пользователей работе в системе;
- подготовить службу поддержки.
Результат — готовность пилотной группы пользователей, службы поддержки и ИТ-инфраструктуры.
6. Пилотный запуск
Цель — проверить работу системы на реальных операциях в ограниченном контуре.
Основные задачи:
- запустить систему в пилотном контуре (процессы, подразделения, сотрудники);
- выполнить реальные операции в системе;
- собрать обратную связь пользователей и выявить ошибки;
- устранить ошибки и выполнить только критичные доработки, необходимые для работоспособности системы;
- сформировать реестр доработок и улучшений системы по результатам пилотного запуска (без реализации на этапе).
Результат — система работает в пилотном контуре, критические проблемы устранены, реестр доработок сформирован.
7. Масштабирование и стабилизация
Цель — обеспечить устойчивую работу системы и распространить ее на весь бизнес.
Основные задачи:
- обучить всех пользователей работе в системе;
- обучить и подготовить службу технической поддержки;
- доработать и актуализировать пользовательские инструкции;
- исправить оставшиеся ошибки и стабилизировать количество инцидентов.
Результат — система масштабирована на все процессы и подразделения в рамках функционального периметра проекта и стабильно используется в операционной деятельности.
8. Сопровождение
Цель — обеспечить долгосрочную эффективность и развитие системы.
Основные задачи:
- поддерживать пользователей;
- выпускать обновления;
- развивать функциональность системы;
- контролировать работу системы и процессов.
Результат — система встроена в операционную деятельность бизнеса и развивается вместе с ним.