Что такое IP-телефония для бизнеса и как заставить ее работать даже на парковке

Когда слышишь про телефонию для бизнеса, в голове всплывает какой-нибудь офис, где люди сидят с гарнитурами и постоянно представляются службой безопасности. При этом совершенно забывают, что позвонить по телефону — это быстрее и удобнее, чем переписываться через мессенджеры, а также о том, что есть огромное количество людей, которым нужно звонить, и они работают не в офисе: курьеры, водители, инженеры-обмерщики, риелторы.

Разберемся, когда бизнесу действительно нужна IP-телефония, почему не подходит мобильная связь, какие задачи она решает, как ее подключить и что сделать, чтобы телефония работала даже в условиях плохого мобильного интернета.

IP-телефония — это технология передачи голоса через интернет-протокол, то есть IP. Строго говоря, звонки через мессенджеры или специальные программы для видео-конференц-связи — тоже IP-телефония. Поэтому выделяют понятия VoIP-телефонии и SIP-телефонии. Для простоты в этой статье все три термина будут использоваться как синонимы. Но на всякий случай — вот табличка, которая намекает, что мы все-таки различаем эти явления.

Вот что нам точно нужно понимать: во всех ситуациях речь идет про голосовую связь через интернет. Но в одних случаях для звонков между абонентами необходимо специальное приложение, в котором мы заранее зарегистрировались. В случае с VoIP мы звоним через специальное устройство, звонок идет через интернет, а к клиенту он поступает в виде обычного звонка на мобильный.

Еще важно понимать, что возможности IP-телефонии гораздо шире, чем то, что мы описываем в статье. Дело в том, что вся область бизнес-связи жестко регламентируется государством. Поэтому существует множество ограничений, в частности все звонки должны быть промаркированы, никаких анонимных звонков или подмены номеров, звонить может только бизнес.

Однако даже с ограничениями IP-телефония сильно опережает мобильную связь по своим технологическим возможностям и этим интересна компаниям. Вот что умеет IP-телефония:

Для бизнеса, чтобы все это работало, нужно:

Исключение, когда вам не нужен интернет, — корпоративные сим-карты от некоторых операторов IP-телефонии. Такие сим-карты работают как обычные сим-карты, то есть вставляются в телефон, регистрируются в сети, их надо регистрировать в Госуслугах. В общем, обычные карты, звонки по которым не зависят от качества интернета, но весь цифровой след звонка сохраняется на серверах IP-телефонии. В личном кабинете Сипуни можно приобрести классические пластиковые сим-карты и eSIM, которые так и будут работать.

Сможете ли вы позвонить на парковке, из лифта — зависит от качества сотовой связи, а не интернета! Это противоречит определению IP-телефонии, которое мы же и написали в начале этой статьи, — но это тоже IP-телефония.

IP-телефония не заменяет email-коммуникацию или общение через мессенджеры. Она может заменить традиционную аналоговую телефонию или сотовую связь на личных сим-картах.

Прежде чем рассказывать о преимуществах IP-телефонии и ситуациях «когда подключать», стоит отметить ситуации, когда она избыточна.

Ситуация первая — сотрудники в городе. IP-телефония зависит от качества интернет-связи: если ваш бизнес предполагает, что сотрудники постоянно перемещаются, выходят из офиса, ездят по городу, например риелторы, курьеры, логисты, инженеры-обмерщики, то IP-телефония, скорее всего, будет работать с помехами. Проблемы плохо работающей связи перекроют все преимущества IP-телефонии.

Некоторые компании предлагают корпоративные сим-карты, которые используют сотовую связь, но при этом АТС обрабатывает эти звонки, сохраняя разговор, передавая данные в CRM-систему и записывая статистику. В личном кабинете Сипуни можно приобрести такие сим-карты и раздать их сотрудникам. Подробнее о сим-картах читайте в соответствующем разделе базы знаний.

Ситуация вторая — телефонные звонки занимают небольшую долю всех коммуникаций. Например, в B2B-сегменте ключевые коммуникации происходят на встречах, звонки играют вспомогательную роль. Или вы работаете в сфере, где скорость коммуникаций не очень важна и все общаются через переписку или видеосвязь.

А вот причины, когда IP-телефония точно полезна:

Виртуальная АТС Сипуни позволяет организовать все эти процессы в единую систему.

Рассмотрим редкую по нынешним временам «классическую офисную АТС» и в чем она проигрывает IP-телефонии. Коротко: проигрывает в деньгах. Если вы смотрели сериал «Офис», то вы точно видели, что сотрудники одной компании по телефону звонят другим сотрудникам этой же компании, а еще обрабатывают звонки клиентов и сами звонят клиентам. Та технология, которая все это обеспечивает, и есть «классическая офисная АТС».

Где-то есть отдельная комната, выполняющая роль сервера, от кабинета тянутся медные провода к обычным телефонным трубкам. Число абонентов ограничено техническими возможностями оборудования. Увеличить абонента на одно рабочее место почти невозможно, в лучшем случае — сразу на 5–10. Внутренняя связь бесплатна, а стоимость звонков по городу и межгород зависят от местного оператора связи. Зато можно красиво нажать кнопку на телефоне и сказать: «Дианочка, будьте добры, два кофе!»

Возможно, вас интересует вопрос: «При чем тут провода?» Объясняю. Читайте эту строчку так: «Деньги! Деньги лежат прямо на полу!» Метр самого дешевого провода обойдётся вам в 5–15 рублей, а чтобы протянуть провода от сервера с АТС до каждой трубки, таких проводов понадобятся километры. Дешевые провода потребуется менять через парочку лет, все эти провода нужно обслуживать. В общем, дорогое удовольствие, сейчас этим почти никто не занимается.

Тем более что IP-телефония отлично выполняет те же задачи, что и классическая аналоговая телефония.

Виртуальная АТС по сравнению со связью с обычных телефонов дает бизнесу стандарты, управляемость и прозрачность! Разберем основные преимущества и ключевые возможности.

Если сравнивать расходы на симку и на IP-телефонию «в лоб» — мобильная связь дешевле. Но это если забыть о расходах на приобретение симок, на регулярное проведение десятка платежей, на контроль и учет и на неизбежную потерю данных, так как для записи звонков, нужны специальные приложения, а для интеграции с CRM — городить какие-то костыли.

При большом количестве звонков стоимость минуты связи будет сильно дешевле.

Но главным образом сокращаются административные расходы на обслуживание связи.

IP-телефония по умолчанию позволяет:

IP-телефония позволяет обрабатывать звонки так, чтобы не заставлять звонящего ждать. Клиент записывает только один номер, и ему неважно, это телефон техподдержки, отдела рекламы, или Васи из отдела продаж, — АТС распознает клиента и автоматически переадресует звонок нужному специалисту.

Многоканальный номер позволяет обрабатывать несколько звонков одновременно. С одного номера можно сразу и звонить, и принимать звонки. При этом абоненты не слышат чужие телефонные разговоры.

Сценарий обработки звонков, или маршрутизация, — это правила, по которым виртуальная АТС понимает, что делать со звонками. В Сипуни мы это называем «схемой», потому что у нас есть простой визуальный редактор, который позволяет настроить эти правила.

Подробнее о схемах и возможностях настройки читайте в базе знаний Сипуни, в разделе Конструктор.

С помощью схем вы можете «объяснить» АТС, что ей делать, если:

К IP-телефонии подключается коллтрекинг — на каждый рекламный канал выделяется уникальный номер, что позволяет отслеживать эффективность работы отдела маркетинга.

Сипуни автоматически записывает все цифры по звонкам — у компании появляется подробная статистика: количество звонков, их длительность, время ожидания на проводе, пропущенные, конверсия в сделки. Используя цифры, можно считать ROI кампаний и оптимизировать медиаплан, а не действовать по наитию.

Все звонки в Сипуни записываются, их можно прослушать, передать в речевую аналитику и что-то с этим сделать. Например, подготовить скрипты, обучить менеджеров правильно работать с клиентами. Думаю, не стоит объяснять, чем это хорошо для бизнеса.

Благодаря многоканальным номерам и организации очередей, на один телефонный номер могут одновременно звонить десятки людей, и бизнес ответит на все. Таким образом компания не теряет звонок, а следовательно, и клиента.

В теории бизнес может закупить обычные сим-карты и раздать их сотрудникам под расписку. Таким образом, юридически сим-карты будут принадлежать компании, но связь будет мобильной, относительно дешевой и не привязана к оборудованию в офисе.

Других преимуществ не будет, вместо преимуществ вас ожидают:

Начните с анализа текущего состояния звонков: как часто звоните, кто и куда. От этого будет зависеть, какое именно решение вам понадобится. Для малого и среднего бизнеса в 99% случаях можно сразу выбирать готовую облачную АТС вместо своей телефонии.

Посчитайте, сколько входящих и исходящих звонков обрабатывает компания, в какие часы пиковая нагрузка, сколько операторов задействовано. Разделите сценарии: продажи, поддержка, логистика — для каждого нужна своя схема маршрутизации.

В большинстве случаев облачная АТС — самый оптимальный выбор. Но для баланса расскажем и о других вариантах:

Выбор зависит от сценария работы:

Напоминаем, что IP-телефония жестко регламентируется государством. Поэтому есть разница между виртуальной АТС и оператором связи.

На практике вы можете купить номера и АТС «в одном месте», но придется подписать несколько договоров с разными юридическими лицами. Обычно это не мешает процессам коммуникации. Но усложняет процесс выбора, так как приходится сравнивать отдельно преимущества АТС, приложений для звонков и связи.

Шаг 1. Переходите по ссылке регистрации — и регистрируйтесь! Рекомендуем почитать базу знаний Сипуни, ну или хотя бы статью «С чего начать» — прочтете ее и всё будете знать, будете в контексте всего.

Шаг 2. Подписывайте все необходимые документы. Если у вас уже есть SIP-номера, то можете звонить практически сразу же. Если номеров нет — ждите, пока техподдержка Сипуни все проверит и одобрит. Пока все проверяется, можно пополнить счет Сипуни с расчетного счета организации — это важный этап.

Шаг 3. Если номеров нет, то приобретаем номера. Если речь про обычные, номера для IP-телефонии — звонить можно будет в день приобретения. Если покупаете сим-карты — придется подождать, пока их вам доставят.

Шаг 4. Купить лицензии и все настроить. Настроить схемы под себя, подключить CRM, настроить интеграции и прочее-прочее. Рекомендуем полистать базу знаний Сипуни, пропуская инструкции по настройке устройств и разбору ошибок. Тогда вся настройка телефонии займет меньше времени.

Можно не настраивать самим, а поручить эту задачу интеграторам. Если нужно кого-то посоветовать — напишите в нашу техподдержку.

Бизнесу нужно не просто «сделать звонок», а скорее системно и достаточно массово управлять всеми коммуникациями. Поэтому IP-телефония давно уже не столько про передачу голоса через интернет, сколько инструмент для бизнес-связи, возможность посмотреть, кто звонил, когда, как быстро ответили, как часто дозваниваются и многое-многое другое.

А Сипуни помогает бизнесу построить такую удобную систему коммуникации.