Жизнь без Notion, Jira, Google Sheets и тысячи файлов существует — мы убедились на собственном опыте

Маркетологи сидят в Notion, разработчики — в Jira, продуктовый отдел — в Excel. А что-то важное всегда оказывается в мессенджере: «Видел, я там док тебе прислал?» Если узнали свою компанию — дальше будет полезно. В МТС через это прошли десятки отделов. Рассказываем, как выглядел хаос изнутри и как мы с ним справились.

Зачем нужен ещё один сервис для командной работы

Как мы используем MWS Tables в МТС

Объясняем просто, как работать в MWS Tables

Как бесплатно использовать платформу прямо сейчас

В каждой большой компании работа менеджера низводится до роли скрипта: запросить статус, напомнить о поручениях, найти последние версии файлов. И так по кругу.

У каждой команды свои танцы с бубном вокруг прав доступа. Сверху наседает ИБ: «Вам нельзя открывать гуглдок, шлите файл».

Всё это, мягко говоря, сильно мешает работе.

Есть исключения. Enterprise отличается любовью к автоматизации. В корпорации наверняка есть решение для сбора данных и визуализации процессов. Но вокруг него плотным кольцом стоят разработчики. Все процессы вне рамок готовых шаблонов требуют их участия. А это значит, что вы никогда ничего не получите быстро и безболезненно.

Прикинем: а какой должна быть идеальная система для повышения прозрачности и контроля над задачами, чтобы она радовала и руководителя, и команду:

Добавив к этому требование работать на российских серверах, получим очень короткий список решений. Настолько короткий, что мы сделали свою платформу для командной работы — MWS Tables. Это продукт на основе базы данных с фильтрами и связями между таблицами — как Airtable.

Если вы уже захотели навести порядок в процессах — вот ссылка.

Таблицы — это база. База данных, где таблицы связаны между собой. Управлять ей можно без знания SQL. А ещё можно визуализировать эти данные в разном формате: канбан, Гант и т. д. Так любая команда может собрать и настроить всё под себя.

«Мы используем {папирус}, и нас всё устраивает. Зачем нам ещё один сервис?»

MWS Tables умеет быстро связывать данные. На платформе задачи и документы находятся в одном пространстве и обновляются в реальном времени.

Главные отличия от всего остального на рабочем компьютере:

Мы — это MWS Cloud. Мы развернули MWS Tables в публичном облаке, чтобы максимально упростить переход на платформу. Интерфейс доступен любому пользователю через интернет. Воспользоваться платформой можно с любого личного мобильного устройства.

За многие годы внутри МТС сформировался классический зоопарк решений. Разные системы провоцировали хаос в задачах, увеличивали стоимость изменений и затрудняли ускорение процессов.

Чтобы не мучиться с ручным сбором информации из разных мест, коллеги из отдела по работе с корпоративными клиентами сделали в MWS Tables свою мини-CRM. Они соединили разрозненные таблицы в одну систему, привязали клиентов к сегментам, настроили единую форму выбора менеджера, автоматические уведомления и дашборды для контроля статусов, а также добавили выгрузку данных из основной корпоративной CRM.

В отделе пресейла мы сделали на базе MWS Tables одну общую базу, где объединили функции CRM и управления проектами. Настроили доступы так, чтобы каждый пользователь видел только свои проекты, а руководители — проекты подчинённых. Разбили всё по регионам, завели туда 3400 проектов в едином формате, настроили автоматический сбор данных. В итоге стало легко отслеживать статусы, нагрузку и конверсию — сразу видно, какие проекты буксуют и почему.

Центр внедрения автоматизации МТС сделал единую систему для всех поручений: завели одну общую таблицу, где у каждой задачи есть название, ответственный, статус и критерии перехода к следующему этапу. Да, как Jira, только быстрее и проще. Для наглядности добавили канбан-доску с карточками по этапам: анализ, разработка, согласование. Сделали общую витрину, где сотрудники могут смотреть статусы. Также настроили автоматический сбор статистики: сколько времени ушло на этап, какие задачи заблокированы, какие делаются дольше всего.

В телеком-подразделении, где сотрудники работают удалённо по всей России, раньше каждый вёл свои задачи в заметках, чатах или в тяжёлых legacy-системах. С помощью MWS Tables мы сделали единый список задач, где у каждого своя роль, и настроили общий календарь со всеми собраниями. Теперь задачи не теряются, система напоминает о дедлайнах, руководители видят общую картину. А ещё мы автоматизировали адаптацию новичков: система сама подбирает сотруднику наставника по городу, часовому поясу и опыту и проводит его по шагам онбординга.

Работа в MWS Tables ведётся в пространствах, где создаются и хранятся разные проекты и таблицы. Пространство — это ваш офис для работы, куда вы попадаете после регистрации на платформе.

Вы сразу можете добавить коллег, клиентов или подрядчиков, настроив роли и параметры доступа, вплоть до отдельных таблиц. Также можно настроить уведомления по событиям-триггерам. Например, при обновлении данных или достижении определённого условия на электронную почту автоматически отправляется сообщение.

Таблица — основная единица хранения и управления данными в пространстве. Её можно создать с нуля или импортировать из файлов .xlsx, .csv.

Каждая ячейка в таблице соответствует определённому формату — типу поля. Например: текст в одну строку, дата, цифры в процентах, формулы и т. д. На сегодня в MWS Tables 16 базовых типов полей и 11 дополнительных на все случаи жизни.

Отдельные ячейки можно связывать с данными из других таблиц за счёт типа «магическая ссылка». Когда вы связываете две записи, в обеих таблицах будет существовать зеркальная ассоциация — видно, какие проекты с какими задачами связаны в каждой таблице. Можно связать одну запись с несколькими: например, соединить строки с задачами отдельного проекта с записью в общем списке проектов.

Способы организации таблицы в MWS Tables называются представления.

Есть несколько типов представлений:

Сетка — стандартная электронная таблица, в которой можно выполнять фильтрацию, группировку, сортировку и другие операции.

Канбан-доска — удобное представление для управления рабочим процессом.

Диаграмма Ганта — показывает действия, задачи или события по времени. Горизонтальные полосы показывают даты начала, продолжительности и даты окончания действия. Также доступны группировки по любым полям, например по проектам и исполнителям.

Календарь — представление для отслеживания сроков и планирования событий.

Галерея — показывает записи в виде больших карточек.

Формы — для быстрого сбора информации с пользователей. Все собранные данные автоматически сохраняются в таблице.

Архитектура ― представление для отображения иерархии.

Одну и ту же таблицу с данными можно мгновенно трансформировать в пространство для отслеживания статусов по задачам, планирования событий, отображения иерархии связей и т. д. Сотрудники и целые отделы работают так, как им удобно.

Начните с готового шаблона — это самый удобный способ быстро стартовать.

Например, для маркетинга: планируйте кампании, ведите контент-календарь, контролируйте бюджеты и собирайте ключевые метрики в одном сервисе. Другие шаблоны можно запросить тут.

Попробовать можно бесплатно — до трёх участников в пространстве. Просто зарегистрируйтесь на сайте.

По запросу команда MWS Tables настроит пространство под ваши задачи, интегрирует его с другими сервисами, проведёт обучение сотрудников. Развернём MWS Tables на вашей инфраструктуре или в отдельном частном облаке (on-premises).

А ещё мы поможем разобраться, как платформа решит ваши задачи. Для этого оставьте заявку по ссылке.