Почему ввод в должность нельзя отдавать только HR

Каждый раз ныряя в теорию цикла управления, я замечаю одно слепое пятно, которое как-то никогда не описывается отдельно.

Напомню классический цикл управления:

Планирование - Организация - Мотивация - Контроль - Координация - Развитие.

Этот цикл актуален долгие десятилетия и дает ответы почти на все вопросы, связанные с управлением сотрудниками. Но есть маленькое слепое пятно - то как вводить человека в должность.

Вот к тебе пришел новичок, и для того, чтобы он стал работать эффективно, необходимо, чтоб он освоился с требованиями, особенностями должности, получил дополнительные знания, разобрался с программами, познакомился с коллегами, влился в текущие задачи, подхватил переданные проекты и много чего еще.

Согласись, этот блок достоин отдельного размышления, а может и отдельной функции в цикле управления?

Конечно можно найти часть ответов на вопрос, как вводить в должность, в существующих функциях управления. Например, в планировании есть блок постановки задач, или в развитии есть блок регулярной обратной связи, а в мотивации есть определение мотивов и стимулов и управление ими.

Строго говоря в регулярном HR менеджменте в компаниях эта стадия конечно же есть. Она часто выделяется отдельно и формируется в отдельном периоде с отдельными задачами, планами и функциями всех участвующих. Я считаю, что это прекрасная практика и держать это в фокусе очень важно. Без адаптационных процедур снижается стабильность персонала и плавает эффективность подразделений.

С другой стороны, наличие в HR цикле блока адаптации как бы развязывает руки непосредственному руководителю. Ведь если есть модератор этого процесса - HR, строго выстроенная процедура, адаптационные программы и мероприятия, то мне как руководителю можно расслабиться, дождаться сотрудника с адаптационных мероприятий и пользоваться результатами - добиваться целей, ставя ему задачи и контролируя.

Это не так. Если руководитель не вовлекается в ввод сотрудника в должность с первого дня, это ведет к рискам. Главный из которых: несмотря на выверенную структуру адаптации, сотрудник может оказаться не готов к работе после нее, и тебе придется заново вводить его в должность тогда, когда компания уже потратила на него часть ресурсов.

Поэтому вот несколько идей, что может делать руководитель, чтобы качественно повлиять на ввод сотрудника в должность.

Прекрасный совет для любого нового процесса - определять цель. Какие типы целей могут быть в этом случае: уровень знаний после ввода в должность, уровень выполнения текущих задач, количество задач, которые должен сотрудник выполнять уже по итогам этого процесса.

Что важно: даже если речь о стандартизированной должности и регулярно выстроенном процессе, тебе важно корректировать эти цели под каждого новичка. Так как мы помним - каждый человек уникален и его способности, которые ты выявил на этапе отбора, могут по-разному влиять на темп освоение нового. Что-то он уже знает с предыдущего места работы, а что-то будет для него абсолютно новым. Учитывай это при определении целей.

Не обязательно тебе самому полностью вовлекаться в этот процесс. Есть другие сотрудники, которые могут стать наставниками, есть коллеги из смежных подразделений, есть руководители и эксперты извне твоей структуры. Вероятно есть базы знаний, курсы и материалы, которые закроют часть знаний. Определи, кто и что может оказаться ресурсом для новичка.

Я предпочитаю с каждым новичком из своего прямого подчинения минимум неделю встречаться ежедневно. Чтобы отвечать на возникшие вопросы, ставить короткие задачи, добавлять все знания, которые ему потребуются в работе, скорректировать темп и скорость погружения, добавлять что-то в процесс либо менять/отменять. Потом постепенно я делаю такие встрече реже и перехожу на формат регулярных тет-а-тет встреч.

И сообщи сотруднику, что будет оцениваться на этой встрече. По сути ты ему сообщаешь о целях и критериях их выполнения. Важно, чтобы человек сразу понимал, что его ждет, какие результаты ему необходимо обеспечить.

Эта функция должна реализовываться только тобой. Даже если есть специальные сотрудники, которые контролируют стандартные процедуры в компании, ввод в должность сотрудника - это зона твоей ответственности, и это именно твоя обязанность - обеспечить ее регулярную дисциплину.

Такие мысли о вводе в должности. Кажется, что это стандартная процедура, но ее влияние на успех сотрудника часто недооценивается. Рекомендую не упускать ее из виду и реализовывать максимально качественно!